Как управлять временем по методу pomodoro: объясняем на томатах

Что общего у томатов и гибких методологий

Метод Pomodoro ― это алгоритм: «спланировать ― выполнить ― проверить ― исправить». Похожим образом работают agile-методологии, например, Scrum.

Сравнение метода Pomodoro и методологии Scrum

Теперь вы знаете, что такое Pomodoro. Если хотите научиться управлять временем, это хороший старт, но есть и другие методы.

Если вы менеджер проектов и хотите попасть в сферу digital, то тайм-менеджмент будет полезным навыком, но далеко не главным. Также придется научиться говорить с командой на одном языке, разобраться в технических терминах и циклах разработки ПО.

Если вы ― программист, который хочет стать руководителем, то уже хорошо подкованы в технической сфере. Осталось научиться тайм-менеджменту, тонкостям общения с командой и разобраться в методологиях управления.

Что делать, если во время работы с Помодоро вас кто-то или что-то отвлекает?

В процессе работы с Техникой Помодоро все время возникают отвлечения. Дети, жены, мужья, кошки, собаки, катаклизмы, метеориты. Все эти личности и события понятия не имеют, что мы решили продуктивно поработать.

На какие-то из них мы повлиять не можем (это я о метеоритах), но с остальными можем договориться.

Мне помогают объяснения. Когда я объясняю всем, кто меня отвлекает, суть метода Помодоро и причины его использования, становится легче работать.

Например, если меня отвлекает сын, которому 10 лет, я сажаю его рядом с собой и показываю таймер. Рассказываю, зачем его использую и как с ним работаю. И обязательно прошу не отвлекать меня от работы, когда таймер тикает. Он принимает это правило и старается отвлекать, только если таймер не тикает. Это легко.

С женой еще проще. Она знает, что от моей фокусировки зависит мой успех и заработок. А от этого зависит и благополучие семьи психологический климат в семье. Поэтому она меня поддерживает и тоже старается не отвлекать без надобности.

С дочерью немного сложнее

Ей 2 года и, как вы понимаете, пояснить ей суть и важность метода непросто. Поэтому иногда приходится остановить таймер и немного провести время с дочерью

Но тут на помощь часто приходит жена, которая берет эту функцию на себя, когда у нее есть такая возможность. За что ей огромное спасибо.

Принцип борьбы с отвлечением прост: нужно проанализировать что отвлекает и принять меры по устранению причины. Это может быть пояснительная беседа или же действия.

Пример действия: однажды я отключил все уведомления на смартфоне. Это оказалось самым эффективным решением года. Сейчас мой телефон без звука и уведомлений. И это прекрасно. Я сам решаю, когда проверять почту и мессенджеры. И от этого не страдают клиенты, работодатели и коллеги. Все движется, как и прежде. Только мне стало легче жить.

What is the Pomodoro Technique?

The Pomodoro Technique was developed in the late 1980s by then university student Francesco Cirillo. Cirillo was struggling to focus on his studies and complete assignments. Feeling overwhelmed, he asked himself to commit to just 10 minutes of focused study time. Encouraged by the challenge, he found a tomato (pomodoro in Italian) shaped kitchen timer, and the Pomodoro technique was born.

Though Cirillo went on to write a 130-page book about the method,  its biggest strength is its simplicity:

1. Get a to-do list and a timer.

2. Set your timer for 25 minutes, and focus on a single task until the timer rings.

3. When your session ends, mark off one pomodoro and record what you completed.

4. Then enjoy a five-minute break.

5. After four pomodoros, take a longer, more restorative 15-30 minute break.

The 25-minute work sprints are the core of the method, but a Pomodoro practice also includes three rules for getting the most out of each interval:

1. Break down complex projects. If a task requires more than four pomodoros, it needs to be divided into smaller, actionable steps. Sticking to this rule will help ensure you make clear progress on your projects.

2. Small tasks go together. Any tasks that will take less than one Pomodoro should be combined with other simple tasks. For example, «write rent check,» «set vet appointment,» and «read Pomodoro article» could go together in one session.

In the event of an unavoidable disruption, take your five-minute break and start again. Cirillo recommends that you track interruptions (internal or external) as they occur and reflect on how to avoid them in your next session.

The rule applies even if you do finish your given task before the timer goes off. Use the rest of your time for overlearning, or improving skills or scope of knowledge. For example, you could spend the extra time reading up on professional journals or researching networking opportunities.

Todoist Tip

Keep an «Overlearning» project in Todoist with a list of tasks you can quickly choose from the next time you find yourself with pomodoro time to spare.

If the system seems simple, that’s because it is. The Pomodoro technique is all about getting your mind in the zone to finish your tasks.

Как адаптировать технику под себя

Важно понимать, что техника Pomodoro – это не заключение себя в кандалы, а способ работы с личной производительностью. Она должна помогать, а не создавать лишние проблемы

Поэтому метод можно и нужно видоизменять.

Вот некоторые рекомендации:

1. Вовсе не обязательно делить свой день на промежутки в 25 и 5 минут. Вы можете увеличивать время интенсивной работы и сокращать число перерывов, либо, наоборот, сделать короткие отрезки для концентрации и растянуть продолжительность отдыха.
2. Если с утра ваша продуктивность на высоте, вы можете увеличивать утренние рабочие сессии и сокращать их к концу рабочего дня, когда мозг уже устает и не может должным образом отработать свои 25 минут.
3. Когда вы не выспались, включиться в работу может быть непросто. Ставьте таймер на 15 минут вместо 25. А позже, когда придете в норму, сможете увеличить интервалы.
4. Бывают такие задачи, которые требуют большей сосредоточенности и усилий. Тогда 25-минутные отрезки могут оказаться недостаточными, чтобы дойти до минимально допустимой логичной паузы, а звонок таймера будет сбивать с настроя. В таком случае вам можно взять за правило, что чем сложнее задача, тем больше помидорка, т. е. длиннее рабочий отрезок времени.
5. Если по долгу службы вы вынуждены отвлекаться на важные дела, например, звонки или сообщения, то можете ставить таймер на паузу, а после возобновлять его работу и свою деятельность.

The benefits of using the Pomodoro Technique

To get a taste of how your life will look like after using the Pomodoro Technique, here are a few benefits to consider:

Improved concentration power

Not all of us can focus for extended periods of time. But everyone can make a little effort to put their heads down for 25 minutes, work, and take a break after.

In fact, a couple of researchers discovered that brief breaks actually improve the overall concentration power or vigilance as they call it. They actually reset it, allowing you to start with a clean slate. Much like the bonus parts in most video games.

The Pomodoro Technique rests on the same principle. After each Pomodoro, take full advantage of your break to recharge and keep your mind fresh for the next session of work. You’ll reduce the number of mistakes caused by a lack of concentration and avoid burnout in the long run.

Decreased back pain

Ever wondered why everyone is so obsessed with making 10,000 steps each day? As cliche as it may sound, sitting is the new smoking. I’m referring here to the health risks associated with excessive sitting, like cardiovascular diseases and diabetes. Which, according to this study, can’t be compensated by occasional leisure activities even if they exceed the minimum level of physical activity recommended.

In this context, the Pomodoro method becomes your greatest ally for slipping in more movement throughout the day. Use the five-minute break to do a stretch, fill up your water bottle, or just chat with a coworker in the lobby area. Your back and shoulders will thank you later.

Get rid of the perfectionist mindset

This is the creator’s curse, also known as Parkinson’s Law, which I talked about in another article. According to it, work expands to fill the time available for its completion. To put it simply, if you have to complete a one hour task in two days, you’ll probably take the full two days. That’s because perfection sets in, making you fine-tune the task until the very end.

By all means, do what you need to do to create your best work. But don’t get stuck in endless revisions and ship it! Use the strict time limit of a Pomodoro as a race to get things done and free up more time for other creative endeavors.

Приложения Помодоро Таймер для ПК на системе Windows

Помодоро таймер для пк разрабатывают разные компании. Поэтому на рынке представлены много вариантов. Рекомендую выбирать приложения из тех, которые я описал ниже. Я пробовал их в деле и могу рекомендовать. Оставил ссылки, чтобы вы могли скачать Помодоро на пк и использовать для работы.

Приложение windows системы обычно работают хорошо. Но нужно учитывать, что каждый разработчик использует свой опыт в процессе проектирования и разработки. Поэтому выбирайте удобное для себя приложение Помодоро.

Я буду делать акценты на тех, которые сам считаю удобными.

Я использую приложение TickTick для планирования задач уже в течение 3 лет. И пока что не встретил более удобной программы. А перепробовал их много. В приложении есть встроенная функция Помодоро таймера. Причем его можно включать внутри каждой задачи. Так я могу знать сколько именно помидорок и времени потратил на выполнение отдельного проекта. Это удобно, когда нужно отследить, сколько времени я трачу на разные процессы.

Выглядит, как маленький виджет на экране. Его можно переместить в разные части экрана или скрыть, если мешает.

Синхронизируется с Trello. Требует минимум действий для работы, дополнен разными внутренними функциями, если вам интересно еще что-то кроме Помодоро.

Простая настройка. Не нужно создавать задачи. Просто устанавливаете и начинаете использовать. Считает общее время, которое вы потратили на задачи. Есть расширение Chrome. Можно создавать задачи прямо в браузере.

Простой таймер pomodoro для отслеживания времени. Можно планировать день и ставить таймер для отдельных задач.

Focus To-Do — это простое приложение для управления временем и задачами, которое помогает управлять задачами в любом месте и в любое время.

Scheduler: Productivity Timer

Техника Помидора и список заданий в одном флаконе.

Плюсы и минусы

Список задач с категориями
Разделы статистики и истории

Приложение не обновлялось с 2017 года

Если предыдущие приложения предназначены для пользователей, которым нужен простой таймер Pomodoro, приложение Scheduler предлагает более продвинутое решение.  дает возможность создавать и сохранять несколько категорий для различных задач. Это позволяет вам лучше контролировать рабочий процесс и разделять сеансы для разных проектов.

Чтобы избежать путаницы, вы можете присвоить свой цвет и звук уведомлений для разных сессий и задач. Есть функция планировщика заданий и история. Также приложение имеет раздел статистики. Scheduler поддерживает русский язык интерфейса.

Бесплатная версия данного инструмента поставляется без рекламы. Платная версия (стоимостью меньше двух долларов) откроет доступ до виджетов и опций энергосбережения.

Техника помодоро онлайн

Людям, работающим за компьютером, а также в офисе, где рядом сидят коллеги. Не всегда удобно пользоваться ручным таймером и составлять список дел вручную. Отличным решением становятся онлайн сервисы и приложения, разработанные специально для техники Pomodoro:

• Удобный и абсолютно бесплатный сайт https://pomodoro-tracker.com/. Здесь можно добавлять задачи и запускать таймер. Настраивать количество помидор и полностью планировать весь день. Звуковое оповещение срабатывает даже на фоне. Это позволяет вообще не отвлекаться от процесса проверки и набора текстов на ПК.
• Приложение для iPhone 25 minutes: Simple Pomodoro Timer. Простейший таймер без дополнительных настроек и сигналов по окончанию работы. Для одних это является минусом, а другие, наоборот, предпочитают работать в полной тишине, желают настроить свои внутренние часы на «помидорный» темп работы.
• Программа Scheduler: Productivity Timer для смартфонов на базе Android. Позволяет одновременно составлять список задач на день и имеет встроенный таймер. Интуитивно понятный интерфейс не даст запутаться, не придется тратить время на различные настройки.

Если контролировать процесс необходимо одновременно с нескольких устройств (ПК, ноутбук, смартфон), следует присмотреться к PomoDone. Трекер с возможностью планировщика работает синхронно практически со всеми операционными системами и позволяет даже предоставить доступ другим людям, что позволяет контролировать ход выполнения сложных проектов. Профессиональная версия платная, а базовая — бесплатная.

Что надо понимать под техникой планирования Помодоро

Основателем техники Помодоро является Франческо Чирилло. Сейчас он крупный бизнесмен, к которому обращаются люди со всего мира.

Около четырех десятилетий назад Франческо был простым студентом. И он, как все остальные, не хотел тратить все свое время на успешную учебу, а хотел и проводить время с друзьями и уделять его хобби.

Молодой человек решил провести эксперимент. Он просто раздели выполнение рабочих обязанностей на короткие промежутки времени.

Он поставил таймер, к примеру, на 10 минут, и в это время активно работал над решением какой-то задачи. И Франческо заметил, что так получается намного легче сконцентрироваться, ведь он знал, что по прошествии 10 минут сможет делать что-то другое.

Если говорить простыми словами, то техника действует следующим образом:

Составление списка задач. Вписываются задачи, которые нужно решить за определенный промежуток времени. Эти все строчки будут называться «активные задачи».
Из списка выбрать те, что требуют немедленного решения

Они добавляются в список задач на день.
Распределить задачи от наиболее важной до наименее важной.
Включить таймер (по сути время может быть любым, но для новичков будет оптимально 15-25 минут).
Сделать перерыв после каждого занятия на 10 минут, в конце четвертого «подхода» отдых увеличивается до 30 минут.

Многим кажется, что ничего полезного в технике нет

Ведь они по сути и не зная о Помодоро делали точно так же, но есть некоторые аспекты, на которые стоит обратить внимание:

Работа сосредоточена над определенной и самой важной задачей. Даже если не сделать самые неважные, то ничего страшного не произойдет.
Получается сделать больше за меньшее время

В промежуток времени человек не отвлекается на другие задачи, то, конечно, и не дает мозгу «перегружаться».
Можно анализировать выполненные задачи. Обычно люди и не замечают, сколько уходит времени на решение той или иной проблемы. А тут в конце дня можно провести будет точный расчет.
Видно связь между целями и задачами. Так как результат достигается небольшими шагами, то оценить прогресс можно сразу.
Техника легко трансформируется. Кому-то привычней работать по 15 минут, для кого-то подойдет временный диапазон в полчаса.
Уже через короткое время можно научиться грамотно планировать свой график. Техника Помидоро может использоваться не только в работе, но и в личной жизни при общении с другим людьми.

Понятно, что личная продуктивность – это очень важно в современном мире, поэтому данная техника пользуется популярностью во всех странах, подойдет как для студентов, так и для начальников

Кому подойдет

Технику Помодоро действительно можно назвать универсальной.

Она отлично подойдет для людей, которые:

• Работают на протяжении дня монотонно.
• Не связаны с коллегами.
• Легко включаются в задачу.
• Быстро устают.

Есть определенные правила техники, которые необходимо усвоить для успешного ее применения.

Зачем это мне и почему не использую другие методы

Я использую и другие методы управления делами и временем. У всех есть свои плюсы и минусы. Выбираю метод в зависимости от ситуации. Но Помодоро таймер я использую чаще остальных. Несмотря на строгость, метод универсален. Его можно прикрутить к любой задаче и начать делать ее эффективнее чем когда-либо.

Раньше я тоже задавался вопросами. Было интересно, почему многие бизнесмены и успешные люди пользуются методом помодоро. Они пишут книги, создают программы, рисуют и проектирую здания. И все это сопровождается тиканьем часов на таймере Помодоро. Вероятно, эти ребята кое-что знают о методе, если уж используют его так часто.

Диаграмма Ганта

Для планирования и контроля времени реализации проекта хорошо подходит ленточная диаграмма. Но нередко для построения, так называемой, диаграммы Ганта используют таблицы Excel.

• Определите задачи, все операции и контрольные точки, требуемые для выполнения проекта.
• Упорядочьте эти операции. Определите зависимость и расположите операции в наиболее целесообразном для вас порядке. Создайте подзадачи и логично выстройте проект.
• Оцените ресурсы этих операций. Оцените предложение и спрос на каждый ресурс/человека. Достаточно ли ресурсов для завершения задания, или нужны дополнительные. Назначьте ответственных лиц для каждой задачи и поставьте им персональные задачи.
• Отметьте на графике время начала и завершения для каждой из задач (время от начала выполнения каждой задачи до завершения будет выглядеть в виде полосы).
• Контролируйте сроки выполнения операций, отображенные в графике.

Для крупных задач, выполнение которых требует осуществить ряд действий, данный способ подходит лучше многих. Кроме всего, это отличный способ визуализации протекания всего процесса от начала до результата.

Казалось бы, ну что еще можно придумать для эффективности планирования? Но иногда при использовании уже известных инструментов можно натолкнуться на абсолютно новые и свежие идеи.

Техника Помодоро в тайм менеджменте

Принцип отлично зарекомендовал себя при организации и повышении эффективности использования времени. Чтобы применить технику, потребуются самые простейшие подручные средства:

• бумага;
• ручка/карандаш;
• таймер.

Метод Помидора в Тайм Менеджменте

Алгоритм действий для реализации метода помодоро в тайм-менеджменте:

1. Составить четкий список дел по приоритетности.
2. Установить таймер на 25 минут.
3. Работать над текущим делом, пока не прозвенит таймер.
4. Поставить отметку о завершении.
5. Сделать пятиминутный перерыв.
6. Каждые 2 часа делать продолжительный отдых от 15 до 20 минут.

Чтобы составить максимально плодотворный и эффективный график, необходимо учитывать сколько нужно для решения той или иной задачи и соблюдать следующие важнейшие правила:

• не делить «помидоры» на части;
• мини-задачи можно группировать вместе в один pomodoro;
• сложные дела можно разбивать на 5-7 помидоров;
• если возникает неотложный звонок, письмо, пришел важный клиент, и приходится прерваться, отсчет таймера начинают заново, а не продолжают.

Техника на примере выглядит следующим образом:

№	Задача	Количество помидоров	Время	Состояние
1	Проверка квартального отчета	1	9:00-9:25	Х
	Перерыв
2	Составление контракта	1	9:30-9:55	Х
	Перерыв
	Составление контракта	1	10:00-10:25
	Перерыв
3	Встреча с клиентом	1	10:30-10:55
	Перерыв
4	Составление финансового плана на сентябрь	1	11:00-11:25	Х
	Большой перерыв
	Составление финансового плана на сентябрь	1	11:40-12:05
…	….	…	…

Четко прослеживается возможность разделения крупных задач не несколько, короткие и больше паузы для отдыха. За первую половину дня «съедено» 6 томатов и закончено 3 важных дела (отмечены галочкой).

Используя технику в time-management оценить достигаемые результаты можно уже по окончанию рабочей недели. Стандартный трудовой день составляет 8 часов и вмещает в себя примерно 10-12 помидорных отрезков. Это позволяет ориентироваться в количестве поставленных дел, которые можно сделать. Одни будут требовать меньше, а другие больше времени.

Постепенно будет получаться ориентироваться лучше и даже оставлять по 4-5 минут в начале каждого периода на проверку того, что нужно сделать, и несколько в конце на анализ проделанного. Сначала это дается с трудом, но потом работа буквально автоматизируется

Удается буквально на 100% сосредотачивать все внимание на работе, контроле ситуации

Как лучше запоминать информацию?

Приложения и онлайн-сервисы для работы по технике Pomodoro

Если у вас нет обычного физического таймера, можно воспользоваться специальными сайтами или приложениями. Выбор огромен, поэтому я укажу несколько самых интересных вариантов для управления временем по Pomodoro. 

TeamViz– это бесплатный таймер Помодоро, оптимизированный практических для всех мобильных устройств и компьютеров. Его преимущество состоит в возможности внесения списка задач, а также мониторинге их выполнения. Можно синхронизировать один аккаунт между несколькими девайсами вне зависимости от их операционной системы.

Forest – интересное приложение-таймер для смартфонов на iOS и Android с элементами игры. За каждый успешно пройденный интервал вырастает дерево. Вы можете установить собственный промежуток. Пока он не подойдет к концу, выходить из программы нежелательно, иначе дерево засохнет.

Tomato Timer – расширение для браузера Google Chrome с простым таймером

Удобен тем, что можно менять время работы и перерыва, настраивать звук уведомления и, самое важное, блокировать определенные сайты. Установить все эти характеристики можно через настройки.

Pomodoro Tracker – онлайн-сервис для отслеживания интервалов по методу помидорки

В нем можно точно так же менять продолжительность временных промежутков, настраивать автостарт, устанавливать оповещения. Есть платные приложения для Windows и MacOS, стоят они 2,99$.

На этом у меня все. Эффективен ли метод управления временем Pomodoro и какой инструмент лучше – решать только вам.  

Forest

Повышай эффективность труда и учебы выращивая собственный лес.

Плюсы и минусы

Интересная интерпритация техники Помодоро
Простой и дружелюбный интерфейс
Активное развитие проекта

Социальные функции доступны только в платной версии
Интерес к выращиванию деревьев может не продержаться долго

Forest резко выделяется среди множества подобных инструментов. Если говорить начистоту, это не совсем Pomodoro-приложение, но может быть легко использовано как одно из них. Вы можете установить таймер на любую продолжительность времени и запланировать его повторение.

Установите таймер и посадите дерево. До тех пор, пока вы не закроете приложение и будете работать, деревья будут расти, пока не вырастет целый лес. Если вы выйдете из Forest и откроете другое приложение, оно вернет вас к таймеру и покажет предупреждение. Если вы решите остановить таймер, дерево исчезнет. Вы можете запустить таймер без звука или включить аудио сопровождение, которое, как считают разработчики приложения, поможет вам сконцентрироваться на работе или учебе. Также вы можете добавить к таймеру заметку о текущей работе.

Кроме таймера в Forest доступна статистика и история, теги (категории) заданий а также другие инструменты, которые также обыгрывают тему деревьев и леса. В приложении есть возможность выбора русского языка интерфейса.

За небольшую плату (около двух долларов), можно разблокировать продвинутую версию, в которой вы можете соревноваться с другими пользователями, создавать резервные копии данных, синхронизировать работу между устройствами, а также открывать достижения. Существует также возможность блокировать приложения и белый список.

План действий

Правило помидора в управлении временем требует точного соблюдения правил. Любая поблажка себе любимому приводит к снижению продуктивности и перезапуску таймера.

Составьте список задач и выберите те, которые нужно выполнить сегодня – приоритетные. Распределите их по «помидорам»: слишком большие задачи, занимающие 5-7 «помидоров», делите на задачи меньше. Мелкие дела группируйте, пока они не займут целый «помидор».
Поставьте таймер на 25 минут и работайте, не отвлекаясь. Это может быть сложно – всем что-то нужно от вас, вам что-то нужно от всех

Вспомнив про внезапное важное дело, быстро запишите, что надо будет вернуться к нему в перерыв или внести в список задач, и продолжайте. Но если вы прерветесь, придется начинать отсчет текущего «помидора» заново

Другой случай – когда вы закончили быстрее таймера. Тогда у вас есть несколько минут на критический анализ проделанной работы, последние исправления и дополнения. Отмечайте или вычеркивайте выполненные задачи из списка.
Звонок прозвенел – можете отдохнуть 5 минут. Это не время для интеллектуальной работы, лучше размяться физически, открыть окно, налить еще чая, проверить почту.
Через 4 «помидора» устройте себе перерыв побольше, чтобы быть готовым к следующей партии задач.

В итоге вы получаете продуктивную работу без усталости и выгорания. Метод помидора хорош как для тех, у кого плохо с самоорганизацией, так и для трудоголиков. Просто определитесь с задачами, заведите таймер и позвольте ему распоряжаться вашим временем.

Зачем нужен метод Помодоро?

В отличие от студента прошлого
века, мы живём во время постоянных отвлечений, когда умение концентрироваться
на одной задаче становится гораздо актуальнее. Помодоро помогает увеличивать
продуктивность и делать большее количество дел за меньшее количество времени.

Чирилло выделил следующие
задачи для своего метода:

1.Постоянно подогревать желание достигать
поставленных целей;

2. Улучшать рабочий процесс;

3. Делать работу более эффективной.

Однако стоит заметить,
что Помодоро лишь полезный инструмент для достижения поставленных задач. Остальное зависит
от того, кто и как его использует.

Правила работы по технике помидоро

Есть 4 правила которым нужно следовать. Я пишу слово «нужно», так как эти правила реально влияют на эффективность.

 1. Перерывы обязательны!

Думаю из правила все понятно. Помидор закончился — встать из-за компьютера. Может показаться, что там такого, я ж только вошел в поток, все норм. Нет не норм. Встань, не занимайся умственной активностью и не залипай в телефон. В идеале поприседать или сделать отжимания от пола. 

 2. Сложнее задача — дольше помидорки

Если тебе сложно сконцентрироваться над 1 задачей — ставь помидорки по 10-15 минут. Когда твоя  мышца «сосредоточености» будет натренированна — можно смело увеличивать время помидорки.

Если у тебя сложная задача которую не получается разбить на части, отведи на нее помидорку в 40 минут. Но все же лучше разбить задачу на части.

 3. Недоеденный помидор не считается!

Нельзя выключать таймер раньше времени. Тогда помидор не будет засчитан. Что же делать, если выполнил задачу раньше? Просто читай дальше

Как планировать время по методу Pomodoro

Представьте руководителя проекта по разработке веб-приложения. Каждый его день состоит из разноплановых и срочных задач. Нужно подготовить и согласовать план разработки, следить за процессом и помогать команде. Успевать общаться с заказчиком и собирать обратную связь. В общем, делать все и сразу. Но как, если постоянно приходят коллеги с вопросами?

Давайте посмотрим на правила метода Pomodoro, и как их может использовать руководитель digital-проектов.

Правило томатов № 1 ― выбирайте приоритетную задачу

Не самую большую и сложную, а ту, которая важнее в данный момент. На сегодня у руководителя проекта такой план: поставить задачи команде, составить отчет, встретиться с заказчиком, подготовить доклад к конференции, спланировать следующий этап работы

Project-менеджер оценит ситуацию целиком и поймет, что важно сделать прямо сейчас, а что ― отложить.

Правило томатов № 2 ― концентрируйтесь на одном деле

Даже если вам кажется, что вы можете делать всё одновременно, то сбавьте обороты. Одна задача — на один отрезок времени. Не успели ― начинайте с нее же следующий. Следующая задача ― только после того, как закончили текущую.Когда руководитель проекта работает по методу Pomodoro, то не перескакивает с одного на другое. Если в этом отрезке по плану ― проанализировать результат работы, то этим project-менеджер и занимается, пока не прозвенит таймер.

Правило томатов № 3 ― не отвлекайтесь

Во время работы над задачей ― только работа над задачей. Отключите раздражители, не отвечайте на письма и звонки. Руководитель проекта — потому и руководитель, что он как осьминог решает свои задачи, а еще постоянно отвечает на вопросы команды и заказчика. Но только после того, как прозвенит таймер.

Правило томатов № 4 ― не старайтесь успеть

Если вы завели таймер на 25 минут, это не значит, что цель ― решить задачу за это время, но важна полная концентрация и работа. Если будете стараться успеть, пока не сработал таймер, это может отразиться на качестве. У руководителя проекта не стоит задача успеть за 25 минут решить все дела. Задача в том, чтобы сконцентрироваться на чем-то одном и не отвлекаться, а это сложно сделать в безумном графике project-менеджера.

Правило томатов № 5 ― не пренебрегайте перерывами

Работать много тоже вредно. Короткий перерыв даст возможность восстановить силы, но не выпасть из рабочего процесса. Когда у руководителя перерыв, он идет выпить кофе с командой. Чтобы отдохнуть и отвлечься от работы, нужно полностью сменить род деятельности.

Правило томатов № 6 ― регулируйте нагрузку

Возможно, что лично вам для продуктивной работы мало 25 минут и перерыва в пять. Регулируйте время до тех пор, пока не станет комфортно. Если у руководителя проекта встреча с заказчиком и за 25 минут никак не успеть, то менеджер не сбежит с середины совещания, потому что прозвенел таймер. Зато пометит в ежедневнике, что для встреч с заказчиком нужно запланировать больше времени.

Правило томатов № 7 ― оценивайте результат

Посчитайте, сколько помидоров вам удалось «съесть» сегодня

Если вы не успели сделать что-то важное, пересмотрите процесс. Руководитель проекта всегда оценивает полученный результат

Если не хватило времени ― в следующий раз запланирует на задачу больше. Если за день успел отработать пять помидоров, то завтра постарается улучшить результат.

Важно!
Специфика работы project-менеджера такова, что не все правила метода Pomodoro ему подойдут.

Нельзя игнорировать вопросы команды, поэтому вряд ли получится полностью сконцентрироваться на задаче. Но Pomodoro ― гибкий метод, можно использовать только те принципы, которые вписываются в процесс.

Техника Помодоро. Просто или сложно?

На самом деле, помодоро очень простая техника. Вы выбираете задачу, работаете над этой задачей.  Казалось бы, что может быть проще.

Но как только вы начинаете работать в таком стиле, вы начинаете понимать, что это совсем не просто. И здесь проявляется суть этой методики, которая обнажает ваши проблемы.

Чтобы сразу их устранить помним о том, что помодоро неделим.

То есть, если 25 минут начались, то это единый помодоро. Нет такого понятия как пол-помодоро или четверть помодора. Если помодоро начался, он должен закончится.

Но используя эту технику помодоро с каждым разом вы будете всё улучшаться и улучшаться

Значит важно ещё делать правильный перерыв

В течение 5-ти минутного перерыва можно делать всё что угодно — попить воды, перекусить, поговорить с кем-то, то есть делать то, что отвлекает от основной работы.

Если вовремя текущего помодоро возникает еще какая-нибудь задача, требующая решения, то нужно помещать ее в список задач, при этом не прерывать свою работу в текущем помодоро.

Если нет банального ритма и четкого планирования, тогда техника Pomodoro — эта та самая палочка-выручалочка, которая поможет правильно спланировать время, увеличить продуктивность и быть более самодициплинированным.

В конце дня обычно я оцениваю эффективность помодоро в целом:

• сколько задач (помодоро) выполнено
• сколько было прерываний по времени. Идеальный вариант — свести количество прерываний к нулю
• процент незапланированных задач. Их, кстати, я могу включить в отдельный список задач.

Что еще важно?

Нужно анализировать постоянно и пытаться улучшить свою работу с техникой помодоро.

Что понадобится для реализации метода

Фото: Unsplash.com

Все, что вам понадобится, чтобы реализовать «Метод Помидора»:

Помидор: кухонный таймер.

Лист «Список дел на сегодня», заполненный в начале дня и содержащий следующее:

Заголовок: Место, дата, автор.
Список дел на день в порядке важности.
Раздел, озаглавленный «Незапланированные и срочные дела», в который, по мере появления, заносятся все незапланированные задачи. Эти дела могут изменить план на день.. Лист «Полная перепись дел», состоящий из:

Лист «Полная перепись дел», состоящий из:

• Заголовка: Место, дата, автор.
• Нужного количества строк, в которых различные дела записываются по мере поступления. В конце дня они должны быть отмечены как законченные.

Лист для записей. Обычно этот лист включает дату, описание, количество Помидорок или усилий, которые понадобились для того, чтобы закончить задачу. Этот лист должен обновляться по крайней мере раз в день, обычно в его конце.

Матрица Эйзенхауэра

Популяризатор техники: Стивен Кови

Суть техники: приоритизировать задачи по четырем категориям и сосредоточить максимум внимания на выполнении «Несрочных и важных».

Механика:

– Напишите над квадратами названия. По горизонтали – «срочные» и «не срочные». По вертикали – «важные» и «не важные». Теперь у вас есть четыре квадрата – «Срочные и важные», «Не срочные и важные», «Срочные и не важные» и «Не срочные и не важные».

– Распишите свои дела по этим категориям.

– Сосредоточьте основное внимание на колонке «Не срочные и важные». Старайтесь, чтобы задачи из этой колонки никогда не переходили в категорию срочных. Что понадобится: список дел, таблица

Что понадобится: список дел, таблица.

Что нам дает техника Pomodora?

Фокусировка внимания на одной задаче, повышается внимание, удаляются прерывания
Статистика работы. Отслеживается сколько времени уходит на решение задач (своеобразный хронометраж) и сколько задач решено.
Оценка продуктивности: какое количество помидоров удалось сделать за день, неделю и т.д
Навык прогноза расхода времени на выполнение разных типов задач

Ежедневно отмечаем сколько помидоров ушло на решение задач, повышается реалистичность планирования.
Помогает организовать рабочее время

В статье иллюстрацией применения техники Pomodoro стал пример использования простого таймера и бумажных бланков. Если вы любитель применения электронных инструментов, то сегодня имеется большой спектр электронных приложений и программ метода Помидора, которые автоматизируют большую часть техники и предоставят массу полезной информации для анализа и самосовершенствования в теме управления рабочим временем.

Еще больше информации по технике  можно прочитать в книге автора на русском , а также в книге Штаффан Нетеберг «Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут»

Готов ли ты выйти на новый уровень планирования и повысить свою продуктивность? Тогда начни свой первый “помидор” прямо сейчас и это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ!