Как составить и оформить чек-лист. 10 наглядных примеров

ПРОВЕРОЧНЫЙ ЛИСТ № 4 «ПО ПРОВЕРКЕ СОБЛЮДЕНИЯ ПОРЯДКА ПРЕКРАЩЕНИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА»

По этому чек-листу инспектор проверит, не нарушил ли работодатель порядок прекращения трудового договора. Доказательствами того, что работодатель соблюдает порядок расторжения трудового договора, являются:

• письменное подтверждение своевременного уведомления работников о прекращении трудового договора (части первая и вторая ст. 81, ст. 178 ТК РФ);

• выплата выходного пособия при увольнении в размере двухнедельного среднего заработка в указанных в законе случаях (часть третья ст. 178, часть третья ст. 296, ст. 327.7 ТК РФ);

• выплата работнику выходного пособия в размере среднего месячного заработка при прекращении трудового договора вследствие нарушения установленных правил его заключения. А также если нарушение этих правил не позволяет продолжить работу, при условии, что правила заключения трудового договора нарушил работодатель, а не работник (часть третья ст. 84 ТК РФ);

• соглашение сторон о расторжении трудового договора в письменной форме (ст. 78 ТК РФ);

• письменные заявления работников об увольнении по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ);

• письменное мотивированное мнение профсоюза и соблюдение месячного срока с момента получения письменного мнения (ст. 373 ТК РФ) при увольнении члена профсоюза на основании п. 3 части первой ст. 81 ТК РФ (несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации) или п. 5 части первой ст. 81 ТК РФ (неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание);

• согласие вышестоящего профсоюза и соблюдение месячного срока с момента получения такого согласия при увольнении руководителей (их заместителей) выборных коллегиальных органов первичных профсоюзных организаций (часть первая ст. 374 ТК РФ);

• соблюдение запрета на увольнение работников в период временной нетрудоспособности или во время нахождения в отпуске (часть шестая ст. 81 ТК РФ);

• приказ о прекращении трудового договора, ознакомление с ним работника под роспись (либо акт об отказе от ознакомления с таким приказом).

Если приказ о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись (часть вторая ст. 84.1 ТК РФ), на приказе должна быть соответствующая запись;

• выдача трудовой книжки или уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправление ее по почте (часть шестая ст. 84.1 ТК РФ);

• выдача работнику заверенных копий документов, связанных с работой (при письменном заявлении работника) (ст. 62 ТК РФ);

• расчет с работником при увольнении в день прекращения трудового договора (часть четвертая ст. 84.1 ТК РФ). Если работник в день увольнения не работал, рассчитать его следует не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете.

Чек-лист вопросов, на которые вы должны ответить для подбора ЦА

Итак, вопросы, на которые обязательно нужно ответить.

Основные характеристики

• Пол клиента
• Возраст клиента
• Место проживания
• Семейное положение
• Дети (есть ли дети, сколько их, какой у них возраст)
• Место работы
• Заработок
• Работает один или жена тоже работает (или наоборот)

Имущественные характеристики

• Какой телефон
• Марка авто (цена)
• Собственная квартира, дом или съемная
• Как часто путешествует
• Где одевается (цена)
• Где обедает (цена)
• Сколько тратит на себя в месяц
• Сколько тратит на семью в месяц (если она, конечно, есть)

Характеристики окружения

• Вместе с кем он проводит наибольший % своего времени
• Сколько зарабатывают люди из его окружения
• Кого больше в окружении — мужчин или женщин
• Сколько человек в его постоянном окружении
• Где и как они встречаются
• О чем они общаются
• Почему они общаются
• Общие интересы

Характеристики «болей» и желаний

• Что ему не нравится (чтобы вы знали, о чем нельзя писать и говорить, чтобы не нарваться на хейт и понижение рейтинга компании)
• Чего ему не хватает
• Чем он недоволен
• Что он хочет изменить в жизни
• Почему уходит с других сайтов

Список частых «болей» клиентов

• Долгое время ответа
• Нет оплаты онлайн
• Нужна предоплата
• Неудобный каталог
• Слишком большой выбор
• Слишком маленький выбор
• Слишком дорого
• Быть красивой
• Не быть как все
• Слишком непонятный товар (не как у других)
• Мало отзывов
• Долгая доставка

Обрабатывайте эти «боли» с помощью контента!

Где живет клиент

На этом вопросе я хотела бы остановиться подробнее. Для начала, стоит определиться — речь идет о городе или о целой стране?

Очень важно в региональном вопросе обращать внимание на соотношение продаж и заявок. Бывают ситуации, когда с одного города или страны может идти много заявок, но мало продаж. А нам важны именно последние. 

А нам важны именно последние. 

Если проект всероссийский, очень важно собирать эту статистику. Если проект продвигается на конкретный город — тут никаких дополнительных телодвижений не надо, все и так понятно. 

Расширенное форматирование списка

В зависимости от предназначения списка вы можете использовать расширенное форматирование.

Создание столбца ИСТИНА/ЛОЖЬ

Для этого нужно использовать колонку справа от полей с флажками. Флажок будет возвращать ИСТИНА (если галочка установлена) или ЛОЖЬ (если она снята). Таким образом вы сможете увидеть, все ли флажки сняты.

Правой кнопкой мыши нажмите на первое поле флажка и выберите «Формат объекта».

На вкладке «Элемент управления» в окне «Формат объекта» нажмите на кнопку выбора ячейки с правой стороны поля «Связь с ячейкой».

Выберите ячейку, которая находится справа от клетки с флажком. Адрес выбранной ячейки размещен в поле «Связь с ячейкой» в компактной версии окна «Формат объекта», чтобы развернуть его повторно нажмите на кнопку «Связь с ячейкой» и выберите «ОК». Повторите указанную процедуру для каждой ячейки в списке.

Общее число предметов и подсчет отмеченных предметов в списке

Укажите общее количество флажков в списке в ячейке, расположенной справа от клетки «Общее количество предметов». Число проставленных галочек можно подсчитать с помощью специальной функции. Введите

или

в ячейку справа от ячейки «Упакованные предметы» и нажмите Enter. Как показано в примере ниже, функция подсчитает число ячеек в колонке С (с С2 по С8), имеющих значение ИСТИНА или TRUE.

Скрыть столбец ИСТИНА/ЛОЖЬ

Для того чтобы скрыть данную колонку, правой кнопкой мыши кликните на ее заголовке и в отобразившемся меню выберите пункт «Скрыть». Столбец будет скрыт.

Как проверить, все ли галочки сняты

Для этого выберите ячейку «Я готов» и введите

или

Если число в ячейке В10 совпадет со значением подсчитанных флажков в ячейке В11, в ней автоматически отобразится «Да», в противном случае появится «Нет».

Применение условного форматирования

С помощью условного форматирования вы можете выделить ячейки цветом. К примеру, вы можете задать условное форматирование таким образом, чтобы все ячейки со значениями определенного типа закрашивались в красный цвет.

Создайте правило, открыв «Главная» → «Условное форматирование» → «Создать правило» → «Диспетчер правил условного форматирования» → «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек». Введите

в поле «Форматировать значения, для которых следующая формула является истинной:». Замените значения В10 и В11 адресами ячеек «Общее количество предметов» и «Упакованные предметы», если это не одни и те же ячейки.

Создайте еще одно правило, но в поле «Форматировать значения, для которых следующая формула является истинной:» введите формулу

Затем нажмите «Формат», выберите цвет и нажмите «ОК».

В окне «Диспетчер правил условного форматирования» введите адреса ячеек, которые должны быть заполнены цветом, в поле «Применяется к». Введите те же адреса для обоих правил. В нашем случае это =$B$13. Нажмите «ОК».

Ячейка «Я готов» окрасится зеленым цветом, если все галочки будут сняты, или красным, если нет.

Принципы оформления

В оформлении ежедневника важно, чтобы каждая задача попадала в одну из типичных/повторяющихся категорий, — тогда распределять время между активностями станет намного проще. Например, Тони Урбан, основатель и CEO сервиса для дизайна презентаций на основе AI DeckRobot, следует такому принципу:

1. «Клиенты» — самые важные и срочные задачи для бизнеса. Этот список дел лучше держать «чистым» и выполнять в первую очередь.
2. «Инвесторы» — тоже важные дела, но, как правило, дедлайны здесь намного комфортнее, чем с клиентами, и можно даже задержаться ради клиентских активностей.
3. «Бизнес-операции» — не всегда важные, но иногда срочные дела, вроде подписания документов для государственной отчетности.
4. «Сотрудники/найм» — сюда попадают несрочные, но важные дела, которыми надо заняться вдумчиво.
5. Прочее — все, что не попадает в предыдущие категории.

Простой еженедельник может также стать прекрасным инструментом развития, если “прикрутить” к нему эффективные подходы по самоорганизации

Например, можно дробить время на так называемые спринты — недельные, двухнедельные, месячные — в ходе которых внимание сосредоточено на решении тех или иных задач. Задачи планируются на входе в спринт, а на выходе происходит подведение итогов

Экономика образования

Эпоха самоорганизации: как удаленная работа повлияла на жизнь людей

Кроме того, когда люди начинают вести визуальные заметки в еженедельнике, они приучаются мыслить более логично и меньше забывают. Ведь можно не только писать текст, но и добавлять небольшие образы, иконки, рисунки, которые стимулируют креативность — и как следствие, запоминаемость.

Самый полезный принцип — постоянно пользоваться ежедневником, чтобы он был единственным местом, где хранится оперативная информация в календарном формате. Иногда такой подход помогает найти нужный телефон спустя годы, просто потому, что человек может примерно вспомнить, когда он его туда записывал и почему.

Экономика инноваций

15 лайфхаков Notion — для работы, бизнеса и повседневных задач

Готовые чек-листы

Если вы работаете над грамматикой, то предложите чек-лист в качестве контекста для изучаемой грамматической конструкции. Идеально для объяснения модальных глаголов (you should/shouldn’t, you must/mustn’t), повелительного наклонения глаголов, формы Present Simple/Past Simple и Present Perfect.

Для урока по теме Daily Routines можно найти чек-лист дел на утро и ввести таким образом грамматическую структуру в контексте. Дальнейшая работа может проходить по следующему плану:

1. заполнение пропусков в чек-листе глаголами в нужной форме;
2. выстраивание последовательности действий в чек-листе;
3. составление собственного чек-листа;
4. рассказ о своем утре с помощью чек-листа.

Пример такого чек-листа можно найти на Pinterest

Для введения лексики подберите чек-лист по изучаемой теме, например список блюд в ресторане для темы “Food”.

Одна из разновидностей чек-листа — bucket-list, список того, что нужно успеть сделать за определенный период. Он особенно нравится младшим школьникам. Пример: что нужно успеть сделать до конца лета.

Готовые чек-листы прекрасно подходят для развития умений чтения. Добавьте вопросы на общее понимание текста, а затем обсудите чек-лист, то есть поработайте над говорением. Предлагаю вам следующие вопросы, которые можно предложить ученику для обсуждения:

1. Whom do you think the checklist may help?
2. Is it effective? Why / why not?
3. What would you like to add to the checklist?

Обсуждение чек-листов с подростками позволяет не только повысить их мотивацию, но и часто дает им стимул попробовать новую активность или изменить образ жизни. Значит, мы не только учим языку, но и влияем на жизнь студентов.

Готовый чек-лист может служить образцом, если вы работаете над умениями письменной речи. Вместе с учениками проанализируйте его структуру, количество пунктов, грамматические конструкции. Например, такой чек-лист можно найти и скачать на сайте: allkidsnetwork.com

Скачать чек-лист бесплатно

Осталось лишь скачать созданный документ на компьютер.

Обязательно перед скачиванием проверьте все тексты, так как это самая частая ошибка при создании каких-либо текстовых документов! Опечатки, удаленные случайно слова – все это будет неприятным штришком в глазах ваших клиентов.

В верхней панели найдите стрелку-иконку для скачивания. Она откроет выпадающий список, в котором нужно указать формат скачивания «Стандартный PDF файл». Кликайте и далее сохраняйте на свой компьютер.

Вы можете сохранить и в формате *jpeg, но тогда ваши ссылки не будут активными! Вы получите просто картинку созданного чек-листа.

Полученный файл найдете в папке, которую укажете при скачивании.

Несколько идей ежедневных/еженедельных полезных привычек

• Раннее пробуждение
• Лечь спать до 22 – 23 часов
• Читать 20-40 страниц в день
• Выпить 8 стаканов воды
• Медитация
• Спорт 10 – 15 минут (йога, растяжка, планка, бег,
  качать пресс и т. д.)
• Сделать мини уборку по вторникам и субботам
• Сделать зарядку для глаз
• Пить чай без сахара
• Держать/контролировать осанку
• Контрастный душ
• Уход за лицом/телом
• Уделить время хобби (рисование, музыка и т. д.)
• Изучение иностранного язык (выучить «х» слов)
• Прогулка
• Пешком до работы (хотя бы несколько остановок)
• Контроль за питанием
• Самообразование (посмотреть видео курсы,
  вебинары)
• Избавиться от слов паразитов
• Уделить 30 мин. – 2 часа развитию собственного
  проекта
• Уделять социальным сетям не больше часа в день
  (если только с ними не связана работа)

Проблематика сервисного обслуживания

Сервисное обслуживание инфраструктуры во многом про типовые процессы с определенным набором действий. В зависимости от типа оборудования или характера клиентского обращения детали процессов различаются. В частности, замена фискального накопителя требует одной последовательности действий, установка датчика уровня топлива в транспортном средстве — другой, а чистка промышленного кондиционера — третьей.

При выполнении таких последовательностей сервисные компании и их сотрудники сталкиваются с одними и теми же проблемами:

Нельзя забывать отдельные шаги последовательности, а в некоторых случаях — даже менять их порядок. К примеру, ежедневную проверку теплового пункта в ходе эксплуатации можно проводить в произвольном порядке (лишь бы ничего не забыть)

А вот установку топливного датчика в бензобак грузового автомобиля невозможно выполнить не по порядку, при этом на каждом этапе важно не забыть установить нужные детали и выполнить проверки (вернуться к этому шагу можно будет только разобрав все снова).
Со стороны руководства нужно как-то контролировать, что шаги не пропускаются и не переставляются местами. При правильной декомпозиции задачи на этапы это и будет контроль качества решения.
Если обслуживается не однотипное оборудование, надо помнить разницу в работе с каждым устройством или клиентом и, опять же, контролировать, что эту разницу сотрудники учитывают

Если выполняется осмотр сантехники на объектах клиента, нельзя ограничится осмотром только одного туалета, если на каком-то объекте их два. Или если железо определенного производителя имеет собственное сервисное меню, это придется учитывать при проведении работ.
Знание о том, какую последовательность действий выполнять, ценнее всего для сотрудника на выезде. Иначе ему каждый раз придется уточнять у старших коллег, что нужно делать, или ограничиваться выполнением только тех пунктов, которые они запомнили (т.е. снижать качество работ). Заранее подготовиться и распечатать список в офисе перед выездом на объект тоже не всегда получается — клиент редко может точно указать проблему и назвать модель оборудования.
Если работы много, руководство хочет знать, на каком этапе сейчас сотрудник, чтобы ответить клиенту, как быстро будет решена его проблема. Проще всего, конечно, спросить, но для достаточно крупной компании такой опрос отнимает слишком много времени. Т.е. нужно где-то фиксировать выполненные операции, чтобы видеть прогресс, не отрывая специалиста от работы.
А если над заявкой работает несколько человек, надо фиксировать, кто именно и когда выполнил то или иное действие. Иначе потом сложно будет найти ответственного.

Попробуйте систему автоматизации работы с чек-листами Okdesk бесплатно

Даём бесплатный доступ на 14 дней с полным функционалом!

Возможности Okdesk:

• Чек-листы, планирование регулярных работ
• Автоматический учёт и распределение заявок между специалистами
• Готовые интеграции с e-mail, Telegram, 30+ АТС и другими сервисами
• Учёт затрат, оборудования и объектов обслуживания
• Учёт потраченного на работу времени

Получить бесплатный доступ

Как создать чек лист

Если речь идет о списке повседневных дел, то здесь нет ничего сложного. Вам всего лишь нужно подумать о том, что вам надо сделать в первую очередь, а что может подождать. При необходимости, можете указать предполагаемое время решения поставленной задачи.

Итак, как сделать чек лист? Это зависит от целей его написания, а также от сферы применения. Но чтобы сформировать нужный документ, нужно руководствоваться такими простыми подсказками:

• определить разновидность чек-листа;
• разделить документ на 3 графы: номер п/п, название и условия задачи, результат выполнения задания;
• все пункты краткие, лаконичные, но понятные;
• один чеклист должен иметь от 5 до 20 пунктов (если их больше, то лучше разбить одно задание на несколько этапов, а для каждого из них составить отдельный check list);
• пункты плана должны располагаться в логической последовательности;
• можно добавлять дедлайны (временные ограничения) для повышения эффективности работы.

Это еще не все аспекты, которые касаются вопроса, как составить чек лист. Если вы создаете его на электронном носителе, то постарайтесь сделать так, чтобы план помещался на одном листе текстового редактора. Также нужно постараться создать файл таким образом, чтобы и на телефоне, и на планшете, и на компьютере вы могли просмотреть его без прокрутки.

На заметку. Не стоит прописывать в вашем документе абсолютно все до мельчайших подробностей. Обозначьте самые основные, нужные и важные моменты, записав детали «между строк».

Как оформить чек лист? Внешнее, то есть, графическое оформление такого документа. Для него рекомендуется использовать не больше 2 цветов. Чтобы выделить основные моменты в тексте можно применять заглавные и курсивные буквы

Это будет лучше, чем использовать разноцветную палитру, которая делает текст пестрым, и отвлекает внимание от его сути

Образцы и примеры чек-листов

То, как выглядит чек-лист, зависит от сферы его применения. Давайте рассмотрим несколько простых примеров, которые помогут вам понять все особенности этого документа.

Так, возьмем за основу образец чек-листа для сбора школьного портфеля ребенку. Что ему может понадобиться в первую очередь:

• учебники;
• тетрадки;
• пенал;
• ручки;
• карандаши (простые или цветные);
• альбом для рисования;
• акварели или гуашь;
• кисточки;
• ластики.

Этот список можно продолжать еще очень долго. На каждый школьный день ребенку могут понадобиться другие предметы и инвентарь, поэтому списки можно оформлять тоже ежедневно.

Другой пример чек-листа, но уже для сферы бизнеса. Направление деятельности компании: разработка и распечатка визитных карточек. Пример чеклиста:

• разработка дизайна визитки;
• согласование всех аспектов относительно оформления с заказчиком;
• печатание визитных карточек;
• отправка товара покупателю.

Здесь поэтапно расписаны все шаги, которые необходимо сделать работникам фирмы для совершения успешной сделки с клиентом. Возле каждого пройденного этапа ставится галочка или крестик, как отметка того, что действие выполнено. Возможна также постановка дат и времени, когда были сделаны те или иные шаги.

Таким образом, мы изучили, как правильно составить чек лист, и что это вообще такое. Данный документ можно назвать списком, планом, ежедневником, шпаргалкой, подсказкой – как угодно. Но суть остается прежней: чеклист значительно облегчает повседневную жизнь, а также способствует успешному ведению бизнеса – реального и виртуального.

Откуда брать информацию о ЦА?

Теперь мы подошли к самому главному — как получить информацию о вашей целевой аудитории. Это кажется многим очень сложным, но на самом деле это не так. Вот несколько способов:

Опросите существующих клиентов. Например, создайте письмо для email-рассылки, в котором вы предложите читателям бонус за прохождение соответствующего опроса. Если вы собираете контактные данные, то можете обзвонить клиентов и задать нужные вопросы по телефону. В общем, суть в том, чтобы связаться с вашими покупателями и узнать от них нужную вам информацию.
На самом деле, грамотное интервью с пользователями — целое искусство. Но в результате оно дает просто кучу ценных инсайтов! Для лучшего понимания я рекомендую посмотреть примеры custdev-ов на сайте vc.ru.
Проведите маркетинговое исследование. Существуют такие сайты, как PlatnijOpros или Анкета.ру, которые обладают базой данных определенного количество людей, готовых платно пройти опрос

Вы сможете собрать статистику через вопросы на одном из этих сервисов.
Заходите на тематические форумы и узнавайте там о «болях» клиентов: какие вопросы они задают, что их беспокоит, что они рассказывают о себе, какие люди им отвечают и что они советуют. Обращайте внимание на любые мелочи!
Просматривайте соцсети конкурентов. Например, с помощью сервиса LiveDune можно просматривать статистику, узнавать самые популярные посты и так далее.
А сервис ТаргетХантер позволяет просматривать самые популярные комментарии

На их основе можно выделить ключевые слова (чаще всего используются), которые дадут вам четкое представление об этой группе людей.

На самом деле, кто-то из прямых конкурентов явно уже проделал всю работу за вас и вы можете просто «стырить» готовую картину ЦА. Ведь конкуренты развиваются в том же направлении, что и вы

Так почему бы не обратить на них внимание?

Но я однозначно не рекомендую повторять структуру ЦА один в один, потому что конкуренты могут идти совершенно другой стратегией. Это приведет к тому, что вы попросту сольете бюджет. Чего я вам, конечно же, не желаю!

Окей, мы разобрались с определением целевой аудитории. Как теперь работать с этой информацией? Об этом я расскажу в следующей статье. Мы рассмотрим, как правильно продвигать бизнес с помощью таргетированной рекламы. Не пропустите, ведь это будет самый полный гайд по настройке рекламного кабинета в соцсетях 😉

Начинаем с себя

Первое, с чем придется столкнуться начинающему предпринимателю, — преодоление внутренних барьеров. Согласно исследованию Google, при открытии собственного дела люди чаще всего боятся перемен в жизни и поэтому опасаются сделать первый шаг

Важно поработать со своими ожиданиями и оценить свои сильные и слабые стороны, чтобы учесть их в работе. . Прежде всего, предпринимателю придает сил и энергии его бизнес-идея

Она должна вдохновлять и побуждать действовать. Гибкость и противостояние стрессу помогут подстраиваться под изменяющиеся обстоятельства, но не сворачивать с намеченного пути. 

Прежде всего, предпринимателю придает сил и энергии его бизнес-идея. Она должна вдохновлять и побуждать действовать. Гибкость и противостояние стрессу помогут подстраиваться под изменяющиеся обстоятельства, но не сворачивать с намеченного пути. 

Учитесь прислушиваться к себе и доверяйте своей интуиции. Эти качества можно и нужно развивать в себе, чтобы добиться успеха.

Валерия Григорьева, основательница ателье MODENLER и участница программы «Бизнес класс», рассказывает свою историю: «Я с детства обожала шить. Моя мама помогла мне в пятом классе сшить первое изделие — юбку-шестиклинку. Но когда настала пора выбирать профессию, то я сделала выбор в пользу юридического факультета и потом работала следователем». 

«Затем, спустя год работы по найму, я поняла, что хочу открыть свое дело — авторское ателье. Поначалу было немного страшно, мне помогали мама и молодой человек. Я зарегистрировала ИП, искала первых клиентов среди своих знакомых. Моим большим подспорьем и мотиватором была моя любовь к шитью. Именно она вдохновляла меня и придавала сил», — добавляет Валерия. 

10 преимуществ чек-листов

1. Организация.Чек-листы обеспечивают прямое выполнение основных задач и помогают людям стать более организованными, гарантируя, что ни одного этапа в процессе не пропущено. Даже если шаг очень простой, о нём всё равно можно забыть. Чек-лист позволяет избежать отвлекающих факторов, заставляя выполнять только те задачи, которые в нем указаны. Он помогает быстро и эффективно управлять различными элементами и планировать свои действия.
2. Мотивация.Чек-листы мотивируют действовать и выполнять задачи. Поскольку успешное выполнение чек-листа дает чувство удовлетворения, это становится хорошей привычкой — человек добивается большего благодаря положительным результатам.
3. Продуктивность.Имея чек-лист, вы можете выполнять повторяющиеся задачи быстрее, эффективнее и с меньшим количеством ошибок. Это дает больше времени в течение дня и гарантирует меньше авралов вроде «пятилетку за три дня». Вы работаете более продуктивно и делаете больше каждый день.
4. Креативность.Чек-листы позволяют справляться с повторяющимися задачами и использовать больше возможностей мозга для творческой деятельности — например при разработке сторителлинга. Поскольку чек-лист сокращает количество стресса и авралов, у вас будет больше времени для творчества, а также появится возможность мыслить более ясно.
5. Делегирование полномочий.Разбивая задачи на конкретные шаги, чек-листы дают больше уверенности при делегировании каких-то действий. Когда мы чувствуем уверенность в том, что задачи будут выполняться правильно, мы делегируем больше и становимся значительно более продуктивными. К тому же, чек-листы предотвращают проявление ненужной инициативы.
6. Экономия времени.Простое и упорядоченное описание нужных шагов упрощает их выполнение и приводит к сокращению количества ошибок. Это помогает избежать бесполезной траты времени на устранение проблем и на определение того, что делать дальше. Чек-лист сам подсказывает, что делать дальше, и упорядочивает тайм-менеджмент.
7. Предотвращение фатальных ошибок.Чек-листы могут буквально спасать жизни. Когда авиакорпус армии США представил бомбардировщик B-17, опытный летчик разбил самолет во время второго демонстрационного полета. После этой трагедии армия потребовала, чтобы пилоты использовали специальный чек-лист перед взлетом. Тот же тип используется сегодня и помогает избежать сбоев.
8. Совершенствование бизнес-процессов.Чек-листы обеспечивают дисциплину и последовательность. В зависимости от типа бизнеса, многое может зависеть от правильного завершения процесса. Например, гарантия лучшего обслуживания, которая обеспечивается стандартизованной процедурой чек-листа, — это то, что увеличивает ценность бренда. Использование чек-листов также гарантирует, что никто ничего не забудет. Если менеджеры компании делают что-то снова и снова, и вы хотите, чтобы они делали это правильно, — используйте чек-лист.
9. Получение отчётности.Чек-листы могут использоваться для получения данных, построения графиков, гистограмм или диаграмм. Это может понадобиться для управления развитием какой-то функции или деятельности, или для отчётов о состоянии дел. Использование чек-листов также поможет создать цифровой архив данных вместо бумажных гор размером с Эверест.
10. Геймификация бизнеса.Есть что-то иррациональное в том, что людям нравится отмечать пункты из списка как сделанные. Но это так — исследования показали, что использование чек-листов повышает вероятность 100% выполнения задач. Это хорошо согласуется с новыми теориями геймификации бизнеса.

Чек-листы для описания процессов

Что подразумевается под чек-листами, которые применяются для описания процессов? С помощью такого чек-листа записываются все шаги или задачи, необходимые для выполнения отдельного действия или всего процесса.

 Вы можете использовать один и тот же чек-лист каждый раз, когда выполняете это конкретное действие или процесс. В чек-листы обычно добавляются новые элементы после того, как завершены более ранние этапы и определены дополнительные задачи.

В правильных руках и с правильной структурой чек-лист незаменим для бизнеса. Он может обеспечивать:

Улучшение организации труда

Инструмент позволяет упорядочить действия по их важности. Чек-лист гарантирует, что в первую очередь будет выполнена самая важная работа.

Снижение уровня стресса

Хорошо структурированный чек-лист избавляет сотрудников от необходимости помнить, что делать дальше. Когда вы весь день пытаетесь выполнить разную работу, попытки вспомнить, что еще нужно сделать, могут утомлять. Помимо уменьшения нагрузки на память, чек-листы могут мотивировать сотрудников на более творческий подход, давая им время и энергию для нестандартного мышления.

Повышение производительности труда. Чек-листы показывают персоналу, на чём следует сосредоточиться. С самого начала они знают, какие задачи жизненно важны, а какие могут подождать. Чек-лист сводит к минимуму потери времени и повышает количество получаемых знаний. Сотрудники могут сосредоточиться только на задачах, которые необходимо выполнить, и, следовательно, не отвлекаться. Обычно чек-лист включает временные рамки для каждого элемента, и это помогает оставаться в тонусе.

Как создать чек-лист

• проверка – когда проверяется сам факт выполнения задания;

• построение последовательности процесса – для составления алгоритма, благодаря которому можно понять, куда двигаться дальше;

• оценка – для определения соответствия необходимым параметрам;

• мониторинг – для выявления каких-либо паттернов в определенных ситуациях.

При упоминании чек-листов обычно на ум приходит некий перечень, где можно отмечать галочкой (крестиком, кружочком) завершенные действия. Однако в зависимости от цели использования чек-листы могут иметь абсолютно разный внешний вид: помимо списка с чек-боксами, можно добавить проверку соответствия некоторому условию, шкалу оценки или поле, где можно записывать какие-либо значения.

Кроме этого, перед созданием чек-листа необходимо выбрать, какой тип больше подойдет для ваших нужд:

• Read-Do (прочитай-сделай): список, в котором задачи выполняются шаг за шагом. Приступать к следующему пункту необходимо после выполнения предыдущего. Такой вариант подходит для новых задач, когда вы не совсем еще знакомы с процессом.

• Do-Confirm (сделай-подтверди): более гибкий список, где можно выполнять задачи в произвольном порядке. Служит скорее для самоконтроля, что ничего не упущено.

Определившись со структурой и внешним видом чек-листа, возьмите на заметку несколько универсальных рекомендаций по его составлению.

1. Четкость формулировок. Суть задачи должна быть ясна любому исполнителю. Даже если вы планируете использовать чек-лист самостоятельно, лучше сразу делать конкретные описания, чем вспоминать, что вы имели ввиду под “Собрать все, что нужно для поездки”.

2. Простота и краткость. В то же время не стоит перегружать лишними деталями понятные задачи. Слишком длинный список может утомлять и вызывать желание побыстрее отметить все пункты, не особо задумываясь над качеством их выполнения. 

3. Удобство структуры. Разбивайте большие задачи на меньшие, а похожие объединяйте в одну категорию. Придерживайтесь принципа “одна строка – одно задание”. Так вам не только будет проще ориентироваться в процессах, а и можно будет быстрее увидеть прогресс, что служит дополнительным фактором для мотивации.

4. Гибкость. Даже если вам кажется, что вы все учли, с течением времени может появиться необходимость добавить некие коррективы. Оставьте возможность легко вносить изменения в чек-лист.

При выборе программного обеспечения для создания чек-листа определитесь со своими ожиданиями. Нужны ли вам сложные структуры или будет достаточно простых списков? Необходимо ли участие других людей? Важны ли для вас функции напоминания и повторяющихся задач? На каком устройстве вы будете чаще всего использовать чек-лист, и что может вам дать бесплатная версия?

Может показаться, что при выборе сервиса для создания чек-листов сначала нужно создать чек-лист и отмечать в нем наличие необходимых функций у каждого из приложений:)

Чтобы облегчить ваш выбор, мы подготовили подборку, которая поможет определиться с оптимальным вариантом для составления to-do-списков и чек-листов.