Три мифа о профессии hr. эйчар

Функции HR-менеджера

В зависимости от сфер деятельности, можно выделить следующие функции HR-менеджера:

Рекрутинг 

Основные задачи связаны с поиском и подбором персонала. Рекрутёры отвечают не просто за своевременное укомплектование штата, но и за его качество. В качестве KPI этой должности можно ввести прохождение нанятым сотрудником испытательного срока. Этот показатель будет говорить о качественной работе рекрутинга.  

Функции рекрутинга:

• анализ необходимости найма сотрудников;
• поиск и подбор сотрудников;
• создание описания должности;
• создание профиля идеального кандидата;
• изучение сайтов работы;
• заключение договоров с рекрутинговыми агентствами;
• создание и своевременное обновление вакансий;
• работа с резюме;
• проведение собеседований и тестирований;
• организация повторных собеседований c руководителем;
• создание кадрового резерва.

Адаптация и обучение

Задачи связаны с ознакомлением нового сотрудника с целью и замыслом компании, с её политикой, корпоративной культурой. Знакомство с командой и отделом, организация стажировки во время испытательного срока. За это время руководитель понимает навыки и мотивацию нового сотрудника и может принять решение о дальнейшем сотрудничестве. 

Период адаптации — это важная функция HR-отдела, так как от них зависит процесс влияния нового сотрудника в команду и успешность исполнения своих обязанностей.

Функции адаптации и обучения:

• Адаптация новых сотрудников;
• Организация и проведение обучения сотрудников;
• Создание и поддержание обучающих материалов в актуальном состоянии.

Кадровый документооборот

Основная задача связана с официальным трудоустройством нового сотрудника, а также взаимодействие с персоналом по всем вопросам, касающихся документов.

Функции кадров:

• оформление новых сотрудников, заключение трудовых договоров и договоров о материальной ответственности;
• подписание необходимых документов: должностных инструкций, нормативных актов, соглашений о неразглашении и т.д.,
• ведение трудовых книжек сотрудников;
• составление графиков отпусков, оформление отпусков;
• работа с больничными листами;
• работа с документами по кадровым перемещениям, замещений и увольнений;

Мотивация и стимулирование

Основной задачей HR-менеджера в этой сфере является мотивация и стимулирование новых сотрудников и всей команды. От качественного выполнения этих функций зависит степень текучести кадров и удовлетворенность сотрудников. А также создание привлекательных и более выгодных условий труда, тем самым повышая лояльность и привязанность сотрудников к компании.

• разработка мотивационных программ 
• создание бонусной системы (в том числе нематериальной)
• организацией и проведение праздников 

• организация корпоративных мероприятий, тематические вечеринки и выездов
• определение систем оплаты труда
• аттестация и оценка сотрудников 
• определение премиальной части на основе KPI

Как видим HR-менеджер — это один из ключевых специалистов, который влияет на успех компании. В зависимости от стадии развития компании HR-менеджер может выполнять разные функции и даже быть одним из топ-менеджеров компании.

Образец должностной инструкции менеджера по персоналу

1. Основной раздел

1. Менеджер по персоналу отвечает за поиск кадров для требуемых руководством предприятия позиций.
2. Менеджер по персоналу назначается и освобождается от должности директором предприятия, по представлению начальника кадрового отдела.
3. Менеджер по персоналу состоит в подчинении у начальника кадрового отдела.
4. На время отсутствия менеджера по персоналу его функции передаются другому работнику отдела.

Кандидат на эту должность обязан отвечать следующим квалификационным требованиям:

• законченное среднее или высшее образование;
• опыт работы на профильных должностях от 0,5 года.

Менеджер по персоналу должен разбираться в:

• актуальном трудовом законодательстве;
• принятых на предприятии нормах документооборота;
• составлении документов по работникам для государственных органов;
• основных методах поиска специалистов;
• способах проверки информации, представленной соискателями;
• методах проведения профессионального тестирования кандидатов;
• приемах собеседования с кандидатами;
• стандартах вознаграждения сотрудников, принятых на предприятии;
• принципах работы своего предприятия;
• управленческой структуре предприятия;
• текущем состоянии персонала предприятия;
• планах по привлечению нового персонала на предприятие;
• текущем состоянии рынка труда и его перспективах в требуемых регионах и отраслях;
• передовых практиках в кадровом деле;
• внесении информации о сотрудниках в соответствующую базу данных предприятия;
• актуальных профессиональных стандартах по востребованным позициям;
• способах расчета эффективности деятельности сотрудников;
• нормативах премирования и поощрения сотрудников;
• пользовании компьютерами, требуемыми программами и оргтехникой.

Менеджер по персоналу руководствуется:

• нормативами трудового законодательства;
• соответствующими документами предприятия;
• пунктами инструкции.

2. Функции

За менеджером по персоналу закрепляются следующие обязанности:

1. Подбор кандидатур для требуемых предприятию должностных позиций.
2. Взаимодействие с менеджерами предприятия по вопросам кадров.
3. Сотрудничество с кадровыми агентствами в вопросах поиска и отбора кандидатур.
4. Участие в мероприятиях по аттестации сотрудников предприятия.
5. Подготовка обзоров и отчетов по рынку труда.
6. Участие в составлении планов по кадровому развитию предприятия.
7. Взаимодействие с сотрудниками предприятия по проблемным моментам работы.
8. Проведение тестов и собеседований с соискателями, а также проверка сообщенных ими сведений.
9. Отслеживание новаций в сфере кадрового законотворчества.
10. Участие в работе по поощрению работников предприятия.
11. Объяснение соискателям и новым сотрудникам основных рабочих моментов на предприятии.
12. Сотрудничество с коллегами по вопросам кадровой деятельности.
13. Участие в подготовке программ по переподготовке и повышению квалификации сотрудников.
14. Участие в разрешении трудовых споров между сотрудниками.

3. Ответственность

Менеджер по персоналу может привлекаться к ответственности в следующих случаях:

1. За ущерб, который был причинён предприятию из-за его некомпетентности, — в соответствии с правилами трудового законодательства.
2. За передачу внутренней информации третьим лицам — в пределах, прописанных в законодательстве.
3. За совершенные в ходе выполнения своих обязанностей правонарушения — в соответствии с действующими законодательными нормами.

4. Права

За менеджером по персоналу закреплен следующий объём прав:

1. Передавать руководству предложения по улучшению ситуации в зоне своей ответственности.
2. Принимать участие в совещаниях своего отдела по вопросам развития.
3. Требовать от работников предприятия данных, которые необходимы для выполнения своих обязанностей.
4. Взаимодействовать со службой безопасности по вопросам оперативной проверки данных, представленных соискателями.
5. Требовать от начальника отдела создания оптимальных условий для ведения своей деятельности.

Какими качествами должен обладать кандидат на должность HR-специалиста?

В современных ВУЗах пока не обучают на «эйчаров». Как тогда попасть на работу, на что ориентируются работодатели? Необходимо быть человеком определенного склада, обладать нужными данными:

Уметь разбираться в людях. Вы должны понимать с первого взгляда, кто пришел устраиваться на работу, подойдет ли этот кандидат. Или чувствовать, какую поведенческую линию выбрать при общении с тем или иным работником, партнером, конкурентом. Для этого не обязательно быть психологом или получать высшее образование, некоторые люди проницательны от природы;
Важна коммуникабельность и гибкость

Важно понимать, как вести себя во внутренних и внешних конфликтных ситуациях, чтобы решать их с минимальным ущербом для всех;

Доброжелательность – одна из главных черт такого специалиста. Грамотный «кадровик» должен уметь в пределах разумного заботиться о своих работниках.

И, конечно, просто необходимо быть стрессоустойчивым, ведь придется постоянно «находиться между двух огней».

Какое образование подходит

Специалист в области подбора кадров – профессионал с высшим образованием. Вариантов несколько. Можно поступить в профильное высшее учебное заведение на факультет «Управление персоналом». Наиболее престижными вузами в этом направлении считаются:

• РГГУ;
• Государственный университет управления;
• Финансовый университет при Правительстве РФ;
• РЭУ им. Плеханова;
• МГУ им. Ломоносова;
• Санкт-Петербургский государственный технологический университет;
• РАНХиГС при президенте РФ и другие.

В качестве вступительных экзаменов абитуриенту требуется сдать математику, русский, литературу и обществознание.

Обучение для студентов очного отделения длится 5 лет, для заочников продолжительность составляет – 6 лет. Продолжив обучение в аспирантуре, студент повышает шанс трудоустройства в дальнейшем.

Получить должность HR-менеджера могут выпускники любых вузов с дипломом по специализации «Менеджмент» или таких гуманитарных направлений как «психология», «педагогика», «социология». В этом случае требуется пройти курсы по переподготовке, занимающие 3 месяца.

Ценные качества, выделяющие хорошего HR-менеджера

• Коммуникабельность, умение общаться с разными, в том числе и проблемными людьми – полезные умения для того, кто выбрал профессию HR-менеджера.
• Знание и применение психологии. Если сотрудник, который по какой-либо причине неприятен менеджеру, просит войти в положение и перенести отпуск, этот вопрос стоит рассмотреть, невзирая на личные ощущения и предпочтения.
• Умение распознавать ложь, хвастовство. Нередко соискатели приписывают себе несуществующий опыт работы, положительные черты характера и профессиональные навыки, которыми не владеют, умалчивают неприятные факты биографии.
• Уверенные знания ПК, MS Word, MS Excel. Также многие компании предпочитают работать с такими сервисами как Trello, Worksection и другими.
• Знание законов и актов, которые составляют трудовое законодательство. Это включает отпуска, премии, штрафы, декретные, увольнения, особенности оформления при приеме на работу.
• Знание своих функциональных прав и обязанностей: менеджер по персоналу не должен подрабатывать бухгалтером и принимать на себя ответственность за задержку с выплатой заработной платы.
• Некоторые HR-менеджеры, осознавая то, что фактически имеют власть принимать и увольнять, могут заблуждаться и создавать тем самым недоброжелательную обстановку в коллективе. Этого делать ни в коем случае нельзя, ведь кто такой HR-менеджер, и чем он занимается? Фактически обычный сотрудник компании, причем если речь идет об IT-сфере, финансах, юриспруденции, заменить его будет намного проще, чем профильного специалиста.
• Знание английского языка – огромное преимущество, даже если компания работает исключительно на российском рынке. Не владеете иностранными языками вообще? Тогда все равно укажите в резюме уровень «Beginner».
• Презентабельная внешность и чувство стиля. Статистика не врет: большинство соискателей не будут приняты на работу. Откажутся сами или откажут им, но впечатление о компании составят именно на основе общения с HR-менеджером. Если мнение окажется отрицательным, существует риск появления отзывов на профильных тематических площадках, что очень вредит репутации компании, даже если они оставлены анонимно. Пример:

Один из негативных отзывов, анонимно оставленный на форуме после неприятного опыта общения с HR-специалистом.

HR Manager skills and qualifications

As the job of an HR Manager involves dealing with people on every level, they need to have excellent interpersonal skills and should enjoy social interaction. A successful HR Manager candidate will have various prerequisite skills and qualifications including:

• Excellent communication skills, including the ability to listen and effectively verbalise ideas
• Strong leadership skills to guide an HR team and support and motivate staff
• A solid understanding of the key principles of employment law
• The ability to remain calm in stressful situations including during disciplinary hearings or staff conflicts
• Knowledge of the relevant computer systems and software programs including HRSmart software
• Solid ethics and morals and sound judgement

Отдел по адаптации и обучению персонала

После того, как кандидат успешно прошел конкурсный отбор на конкретную вакансию, отдел рекрутингапередает его в ведение отдела по адаптации и обучению персонала. Данный отдел проводит ознакомительные мероприятия с миссией и целями компании, с ее корпоративной этикой и культурой, знакомит с будущим коллективом и коллегами, проводит стажировку и обучение, необходимые для успешного ввода в должность.

Как правило, стажировка длится не больше нескольких дней, за это время как кандидат, так и компания, получают всю необходимую информацию друг о друге, при успешном исходе принимая решение о дальнейшем сотрудничестве. Мероприятия по адаптации могут длиться в течение всего испытательного срока кандидата, максимальный срок которого по трудовому законодательству Российской Федерации может продолжаться до трех календарных месяцев. Адаптационные мероприятия являются важным процессом HR-блока, так как от них в большинстве случаев зависит то, как кандидат будет чувствовать себя в новом коллективе и как он будет выполнять свои должностные обязанности.

Отдел кадров

Отдел кадров — третий этап трудоустройства, который проходит кандидат после конкурсного отбора и стажировочных дней в компании. Специалисты отдела кадров занимаются официальным трудоустройством нового сотрудника, а также в дальнейшем взаимодействуют с ним по всем вопросам, касающихся перемещений и возможных неявок.

Функционал отдела кадров:

• оформление новых сотрудников, заключение с ними трудовых договоров и договоров о материальной ответственности,
• подписание с сотрудниками всех должностных инструкций, локальных нормативных актов, соглашений о неразглашении коммерческой тайны и т.д.,
• ведение графика отпусков и оформление самих отпусков, в том числе по уходу за ребенком,
• проверка, оформление и заполнение больничных листов,
• документальное оформление всех кадровых перемещений, замещений и увольнений,
• внесение записей в трудовые книжки сотрудников,
• ведение табеля учета рабочего времени.

Что должен уметь менеджер по персоналу, как он помогает бизнесу

Главная задача HR-менеджера – взять на себя рутинные вопросы, связанные с поиском и управлением сотрудниками таким образом, чтобы полностью закрыть кадровые вопросы предприятия. В перечень обязанностей обычно входит широкий спектр задач.

Подбор персонала:

• Размещение вакансий на досках объявлений;
• Поиск квалифицированных кадров в тематических сообществах;
• Прием резюме по электронной почте, первоначальный отсев кандидатов;
• Проведение собеседований, определение профессиональных и личностных качеств кандидатов на вакансию.

Последний пункт очень важен. Нередко случается так, что соискатель имеет высокий уровень квалификации и полностью соответствует требованиям вакансии, но неопрятно выглядит и вряд ли сможет соответствовать требованиям корпоративной культуры. HR-менеджер должен быть хорошим психологом, чтобы определить, что делать в таком случае.

На дальнейшее собеседование с руководителем отдела, супервайзером или генеральным директором кандидаты попадают только после одобрения со стороны менеджера по персоналу.

Управление персоналом:

• Оформление документов по трудоустройству;
• Помощь в адаптации новых сотрудников – разработка методик, тренингов;
• Ведение документооборота в сфере кадрового обеспечения;
• Решение вопросов, связанных с отпусками, прогулами, больничными;
• Участие в формировании корпоративной культуры – поздравления сотрудников с днем рождения, свадьбой, рождением ребенка;
• Обсуждение вопросов повышения заработной платы, выплаты бонусов, премий или наоборот штрафов;
• Разработка штрафных санкций за нарушение корпоративной этики или недобросовестное выполнение своих обязанностей – таким образом, чтобы сохранить уровень мотивации;
• Контроль текучки кадров – выявление проблемных моментов, поиск и предложение решений.

Кто такой HR-менеджер и чем он занимается?

HR-менеджер – это обобщенное название группы специалистов. Обычно речь идет о так называемой «золотой пятерке» должностей («золотой» – потому что востребованной), связанных с управлением персоналом. Их обязанности распределены следующим образом:

• Рекрутер или хантер (от англ. HH, head-hunter — «охотник за головами») – специалист по поиску, подбору и отбору сотрудников.
• Специалист по кадровому делопроизводству (в маленьких компаниях часто эту функцию выполняют бухгалтера или секретари).
• Корпоративный тренер – специалист по обучению сотрудников необходимым навыкам, их оценке и развитию (небольшие компании могут привлекать его периодически или возлагать эту функцию на опытных сотрудников).
• Управляющий – менеджер, осуществляющий непосредственное, «полевое» взаимодействие с сотрудниками, организующий и контролирующий их труд (в малом бизнесе этим может заниматься сам владелец или директор).

• Собственно, эйчар.

По отношению к последнему в России сложились два подхода, определяющие его статус и функционал:

• В маленьких и средних компаниях HR-менеджеры занимаются всеми направлениями деятельности, связанной с управлением персоналом.

• В крупных и сетевых организациях, холдингах, корпорациях HR-менеджер – это один из «топов», то есть руководителей высшего уровня, у которого в подчинении может быть целый отдел управления человеческими ресурсами. В этом случае HR-менеджер (директор по персоналу) определяет всю кадровую политику предприятия.

Мы разобрались, кто такой HR менеджер, теперь подробно расскажем, что делает данный специалист и что входит в его обязанности на работе.

Personio

Мобильного приложения нет.

Personio охватывает большинство эйчар-процессов: от поиска кандидата до автоматического расчета заработной платы. Язык интерфейса — только английский и немецкий. Программу используют более тысячи компаний по всему миру.

За что любят Personio?

— совместное управление документами. Централизованная архивация документов по каждому сотруднику и компании в целом избавит от путаницы и потери важных данных

Сотрудники сами могут загружать дополнительные документы о себе: квалификации, медицинские справки и другое

— шаблоны документов

— адаптируемые функции отслеживания рабочего времени. По заданным вами параметрам программа будет высчитывать рабочие часы каждого сотрудника

— управление отсутствием. Удобный контроль отпускных дней, больничных и других пропущенных рабочих дней

— планирование развития сотрудников. В Personio можно создать индивидуальные цели для каждого члена команды, тем самым автоматизировать систему управления талантами

— стандартизированная оценка сотрудников. Personio помогает создать упорядоченные и понятные процессы

— объявления о вакансии создаются за пару кликов и публикуются на сайтах о поиске работы

— система отслеживает заявителей. Контроль кандидатов, открытых вакансий и отзывов коллег сокращает время найма

— onboarding/offboarding — софт помогает в адаптации нового сотрудника

Недостатки:

— обновления иногда удаляют некоторые возможности программы. Также они могут начать устанавливаться в середине рабочего дня и на несколько часов остановить работу

— служба поддержки дружественная, но иногда приходится ждать исправления технических неполадок

Разработчики предлагают бесплатный двухнедельный испытательный срок.

Стоимость платных версий зависит от размера компании, нужд рекрутинга и дополнительных пожеланий. В среднем ежемесячная цена — около €150.

Независимо от выбранного тарифа, на годовую оплату действует скидка 5%.

Юлиан Люркен, Глобальный руководитель отдела кадров HelloFresh

С Personio мы стали писать гораздо меньше электронных писем и избегаем многих ошибок просто потому, что информация о сотрудниках централизована.

Разные уровни доступа позволили сотрудникам самим вносить информацию без предварительного запроса к HR-менеджеру.

НОВЫЙ ПОДХОД В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: ВНЕДРЕНИЕ ПРОФСТАНДАРТОВ.

С 1 июля 2021 года работодатели обязаны применять профстандарты, если требования к квалификации, которая необходима сотруднику для выполнения определенной трудовой функции, установлены Трудовым кодексом, федеральными законами или иными нормативно-правовыми актами (Федеральный закон от 2 мая 2015 г. № 122-ФЗ). Для остальных работников профстандарты носят рекомендательный характер.

Профессиональный стандарт – характеристика квалификации, необходимой работнику для осуществления определенного вида профессиональной деятельности. Указание на необходимость предполагает обязательность профессиональных стандартов без каких-либо ограничений.

Статья 57 Трудового кодекса РФ устанавливает, что если в соответствии с Трудовым кодексом, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям профессиональных стандартов.

Трудовой кодекс дает определение квалификации работника, под которой понимается уровень знаний, умений, профессиональных навыков и опыта работы работника. То есть, если по должности предусмотрено наличие квалификационных ограничений, то применение профессиональных стандартов является обязательным для всех работодателей независимо от организационно правовой формы организации.

Обязанности менеджера по персоналу

• Оценка потребности в персонале.
• Поиск, подбор, отбор и адаптация сотрудников.
• Определение систем оплаты труда, мотивации и стимулирования.
• Организация обучения и развития сотрудников.
• Разработка инструкций, технологических карт, бизнес-процессов, корпоративных стандартов, локальных актов, регулирующих деятельность персонала.
• Участие в оперативном управлении и решение текущих вопросов.
• Контроль за работой персонала.
• Аттестация и оценка сотрудников (в том числе – «материальная», то есть определение премиальной части ЗП, оплаты на основе KPI).
• Кадровое делопроизводство, учет рабочего времени (приказы, табеля, графики и т.д.).
• Совершенствование корпоративной культуры, условий труда.

• Анализ эффективности использования человеческих ресурсов на предприятии.

Можно ли HR-менеджеру работать удаленно?

Еще некоторое время назад ответ на этот вопрос был отрицательным. Удаленно могли работать специалисты по документообороту в программе 1С, но им создавали такую жесткую конкуренцию бухгалтера, что найти заказы было невозможно. Существовали внештатные хантеры и кадровые агентства, но и они работали в офисе.

Ситуация поменялась в последние годы. Часть компаний полностью ушли «на удаленку», то есть в них все сотрудники (а значит – и HR-менеджер) работают в формате бек-офиса. Это некоторые банки, интернет-торговля, колл-центры, логистические компании, издательства и организации из множества других сфер.

В таких компаниях востребованы следующие HR-специалисты:

• Кураторы работы удаленных сотрудников (составляют графики, согласуют и контролируют деятельность, решают текущие вопросы, поддерживают в процессе адаптации и при сложных ситуациях).
• Менеджеры контроля качества (принимают выполненные заказы, оценивают уровень общения с клиентами, помогают совершенствовать работу).

• Удаленные наставники и тренеры (обучают как специфике деятельности, так и самому формату работы, например, использованию CRM и других специальных инструментов).

Зарплаты по перечисленным должностям, как правило, включают в себя оклад от 30 тысяч рублей и премию за выполнение задач месяца.

Интернет позволил перейти на удаленный режим работы многим хантерам, привлекая клиентов из разных регионов. Появились даже специализированные биржи, где размещаются заказы для рекрутеров-фрилансеров, например, сервис https://hrspace.hh.ru. Найти такие предложения можно и на портале Kadrof.ru.

Стоимость среднего заказа на подбор квалифицированного сотрудника начинается от 10000 рублей. Опыт показывает, что больше заказов получают рекрутеры со статусом ИП. Фрилансерам, чаще всего, предлагают заказы, связанные с массовым подбором, вахтой или поиском редких специалистов.

IV. Ответственность

HR-менеджер несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.