Microsoft access (2016) русская версия

Что представляет собой БД?

Как известно, база данных представляет собой инструмент сбора и структурирования информации. В БД можно хранить данные о людях, заказах, товарах и т. п. Многие БД изначально выглядят как небольшой список в текстовом редакторе либо электронной таблице. Но в связи с увеличением объёма данных, список наполняется лишней информацией, появляются несоответствия, не всё становится понятным… Кроме того, способы поиска и отображения подмножеств данных при использовании обычной электронной таблицы крайне ограничены. Таким образом, лучше заранее подумать о переносе информации в базу данных, созданную в рамках системы управления БД, например, в такую, как Access.

База данных Access — это хранилище объектов. В одной такой базе данных может содержаться более одной таблицы. Представьте систему отслеживания складских запасов с тремя таблицами — это будет одна база данных, а не 3.

Что касается БД Access, то в ней все таблицы сохраняются в одном файле совместно с другими объектами (формами, отчётами, модулями, макросами).

Для файлов БД, созданных в формате Access 2007 (он совместим с Access 2010, Access 2013 и Access 2016), применяется расширение ACCDB, а для БД, которые созданы в более ранних версиях, — MDB. При этом посредством Access 2007, Access 2013, Access 2010 и Access 2016 вы сможете, при необходимости, создавать файлы и в форматах более ранних версий (Access 2000, Access 2002–2003).

Применение БД Access позволяет:
• добавлять новые данные в БД (допустим, новый артикул складских запасов);
• менять информацию, находящуюся в базе (перемещать артикул);
• удалять данные (например, когда артикул продан либо утилизирован);
• упорядочивать и просматривать данные разными методами;
• обмениваться информацией с другими людьми посредством отчётов, сообщений, эл. почты, глобальной или внутренней сети.

Начало работы с таблицей

При начале работы с новой базой данных, ее нужно наполнить информацией:

1. 1. Таблица майкрософт аксесс идентична по строению с другой программой этой же корпорации — Excel, соответственно, можно взять готовые материалы из другого табличного редактора;

1. Еще одним способом заполнения сведениями можно считать формы. Это что-то схожее с таблицами, но в тоже время обеспечивают более наглядный показ материалов;
2. Нужные данные могут отображаться посредством отчетов. Они помогут вам получить нужную информацию и статистику. Отчеты очень гибкие в настройки и могут выводить почти любую интересующую информацию.
3. Сортировка данных в таблице Access выполняется при помощи запросов. При их помощи, можно постараться получить нужные данные из нескольких таблиц.

Наполнение таблицы информацией

При открытии новый базы данных, единственным, что будет на экране — пустая таблица. Для заполнения ячеек данными необходимо для начала переименовать строки и столбцы, для чего необходимо нажать правой кнопкой мыши и выбрать пункт “переименовать”.

Также, в случае, если большинство сведений расположено в другой программе, Microsoft Access предлагает функцию импортирования сведений.

Все функции, связанные с импортом вынесены в графу “Внешние данные”. Находим пункт “Импорт и связи”. Здесь перечислены форматы, с которыми Access “умеет работать”. Такие, как страницы из интернета, письма из почтовых программ, таблицы из табличного редактора Excel, другие базы аксесс, текстовые документы. Выбрав соответствующий формат сведений, через открывшееся меню проводника указываем путь к расположению файла. В процессе импортирования файла будут представлены различные способы конфигурации, разобраться в которых не составляет труда.

Привилегии и достоинства среды Microsoft Access

Профессиональная среда разработки баз данных Microsoft Access получила ряд существенных отличий и характеристик, выделяющих данный проект наряду с СУБД от других разработчиков. В частности, в продукте были реализованы следующие основные опции и фишки:

• огромное обилие стандартизированных форматов и типов данных. Представлены категории числовых, bigint полей, даты и времени, логические структуры, вложения, гиперссылки, а также вычисляемые поля, содержащие специальные формулы для подсчета значений в режиме реального времени
• индивидуальная проверка значений полей на соответствие заданным правилам. В дополнение, пользователь может указать специальные маркеры для проверки уникальности, индексирования и обязательного ввода необходимых значений
• таблицы можно создавать как вручную, так и с помощью специального конструктора, предоставляющего наглядную визуальную методику управления объектами БД из песочницы. То же самое касается запросов и форм
• встроенный мастер формирования отчетов. Отчеты предназначены для минимизации бумажного документооборота на предприятии, и позволяют сформировать гибко настраиваемые изменяемые электронные документы, извлекая динамические данные из полей таблиц и помещая их на форму вместо статических шаблонов
• создание источников данных на основе XML или текстового файла, HTML или Excel-документа, базы данных SQL Server или Azure, файла dBase, онлайн-служб данных, списка SharePoint, ODBC-контейнера или папки Outlook
• сжатие или восстановление базы данных Access в архивную или из резервной копии соответственно
• интеллектуальный анализ таблиц, предотвращающий дублирование информации, и автоматически разделяющий поля с повторными данными по отдельным таблицам, дабы обеспечить целостность данных в Access
• встроенный ассистент поддержки, помогающий при изучении базовых инструментов и функций Access.

На нашем веб-портале вы можете бесплатно скачать любой билд русской версии СУБД Access без предварительной регистрации. Версии для настольных оболочек Windows и macOS доступны для тех изданий продукта, где совместимость была официально заявлена разработчиком. Стоит лишь выбрать нужную вам ревизию комплекта ПО и установить дистрибутив на компьютер или ноутбук. Апплет не поддерживается мобильными устройствами на базе Android и iOS, поскольку мобильные гаджеты способны содержать лишь клиентскую часть проекта БД.

Версии[Источник 2]

Нет версий Access между 2.0 и 7.0, потому что версия Office 95 была запущена с Word 7. Все продукты Office 95 имеют возможности Object Linking and Embedding | OLE 2, а Access 7 показывает, что это был совместим с Word 7.

Версия № 13 была пропущена.

Обзор интерфейса пользователя

Далее будут подробно рассмотрены основные элементы управления при работе с БД.

Важно! Обзор интерфейса будет проводиться на примере Microsoft Access 2013. Однако Microsoft Access 2007 и 2010 практически идентичны. Интерфейс в данной версии ПО разработан с целью повысить удобство работы с многочисленными элементами, в его основу заложена лента, которая обеспечивает быстрый доступ к основным функциям и командам

Интерфейс в данной версии ПО разработан с целью повысить удобство работы с многочисленными элементами, в его основу заложена лента, которая обеспечивает быстрый доступ к основным функциям и командам.

Пользовательский интерфейс:

• «Backstage» (создать). Элемент интерфейса появляется после старта программы и позволяет пользователю выбрать шаблон для создания БД. В процессе работы, чтобы перейти на данную вкладку необходимо проследовать по пути «Файл» и «Создать».
• «Файл». Позволяет сохранить, открыть, распечатать готовый документ, а также выставить параметры Access и установить подходящую тему оформления.
• «Лента». Является основным элементом при работе с редактором. Она содержит в себе модули с инструментами для создания и редактирования БД. В нее также входит панель быстрого доступа, на которой размещены наиболее часто используемые компоненты.
• «Область навигации». Позволяет увидеть результат выполненных действий и отражает структуру БД.
• «Диалоговое окно». Элемент интерфейса, с помощью которого пользователь может уточнить параметры объекта.
• «Контекстное меню». Чтобы отобразить компонент, потребуется щелкнуть «ПКМ» на элементе объекта. В него входят команды, которые зависят от выполняемой задачи.
• «Строка состояния». Используется для переключения режима представления документа, и для отображения состояния текущей операции.

Обзор интерфейса был выполнен на примере Microsoft Access 2013. В младших редакциях он может отличаться.

Формы Microsoft Access

Употребление пользователем форм открывает возможность получить сведения из каждого поля и перемещаться между уже готовыми записями. При введении большого массива сведений, использование форм позволяет сильно облегчить работу с данными.

Также как и прошлом пункте, в графе “Создание” найдите кнопку “Форма”. При этом, отобразится стандартная форма таблиц. Появившиеся поля можно полностью изменять. В случае наличия в редактируемой таблице тех или иных взаимосвязей, их можно создать, удалить или исправить прямо здесь. Внизу меню настроек есть стрелки, с помощью которых можно управлять отображением столбцов таблицы. Они позволяют перемещаться по каждому столбцу, или же моментально открыть последнюю или начальную страницу.

Наполнение базы

Наполнение БД подразумевает под собой создание таблицы и внесение в нее нужной информации.

Для начала необходимо отметить, что с помощью MS Access можно произвести импорт. Для этого выбираем вкладку «Внешние», кликаем по иконке «Импорт». Далее откроется новое окно, где требуется указать путь к файлу и кликаем «Ок». Затем вновь появится окно импорта, щелкаем «Далее» и задаем сведения о каждом объекте. Задаем ключ, который поможет быстро обработать информацию, и кликаем «Далее». После этого объект появится в главном окне и можно приступать к ее созданию.

Процесс создания:

• щелкаем «Файл» и «Создать»;
• откроется рабочая область, где будет открыта пустая таблица. Для того, чтобы наполнить ее, переименуем строки и столбцы;
• далее, переходим в режим «Конструктор» и вводим имя «Продукция»;
• создаем первую таблицу и вводим следующие параметры, как показано на скриншоте;

Необходимо отметить, что поле «Цена» имеет числовой параметр. Это обусловлено тем, что информация в денежном эквиваленте, имеет размерность, выраженную в рублях (если используется официальная локализованная версия офисного пакета). Если мы говорим о цене компьютерной периферии, то, как правило, для выражения ее сравнительной стоимости используются условные единицы. Для такого случая и применяется числовой параметр, это позволит избежать перенастройки всей БД.

• затем кликаем по ячейке «Цена» и перемещаемся в нижнюю часть рабочей области к свойствам. Находим параметр «Число десятичных знаков» и устанавливаем «2»;
• чтобы в дальнейшем объект был связан необходимо задать параметр «Ключевое поле». Выделяем поле, например, «Модель» и щелкаем «ПКМ» и в контекстном меню выбираем «Ключевое поле»;
• после этого закрываем конструктор и сохраняем получившийся результат.

Далее требуется создать новую таблицу с заголовком «Поставка» и делаем это следующим образом:

• «Файл», «Создать» и «Пустая БД»;
• переходим в режим «Конструктор» и создаем новый объект со следующими значениями. Ключевые поля задавать не требуется;
• сохраняем получившийся результат и производим наполнение каждой таблицы;
• закончив создание и наполнение, сохраняем получившийся результат.

Проект №1 «Продукция»:

Проект №2 «Поставка»:

Описание Microsoft Access

Microsoft Access — реляционная система управления базами данных с продуманным, качественно реализованным интерфейсом и прозрачной, четкой моделью представления данных. Программа Access предоставляет полный набор технических средств для построения таблиц, создания в них первичных ключей, индексов и связей посредством визуальных компонентов и нормализации отношений между объектами БД. Благодаря последовательной, функциональной бизнес-логике и механике, реализованной в СУБД, процесс взаимодействия со средой разработки абсолютно несложен и удобен. Вследствие глубокой и тесной интеграции с сервисом SharePoint, вы можете включать списки SharePoint в качестве содержимого базы данных Access, используя соответствующую пиктограмму на панели команд. Вы также можете добавлять триггеры или события, написанные на языке программирования Visual Basic, поскольку приложение Access содержит полнофункциональный, развернутый редактор кода, выполненного на этом языке. В дополнение к этому, разработчик может создавать специальные макросы, автоматизирующие взаимодействие с соответствующими базами данных. Процесс написания макросов аналогичен процедуре, доступной в приложениях Word, Excel и прочим составляющим популярного пакета ПО Microsoft Office.

Возможности Microsoft Access 2016

• Развитые средства навигации;
• Функция совместного использования;
• Умный поиск необходимой информации;
• Быстрый доступ к проектам через облако;
• Мощные инструменты для создания баз данных;
• Встроенный помощник, ускоряющий работу с софтом;
• Настраиваемая высота окна при добавлении таблицы;
• Несколько десятков готовых шаблонов для ваших БД;
• Новые возможности для обработки файлов большого объёма;
• Сохранение материалов в указанную папку на вашем компьютере;
• Автоматические обновления приложения от официального сайта разработчика;
• Интеграция программы Microsoft Access 2016 с Word, Excel, PowerPoint, Outlook.

Преимущества

• Экспорт данных в SQL;
• Русский язык интерфейса;
• Улучшенный вид шаблонов;
• Интеграция с сервисом SharePoint;
• Установка связанных источников в таблицах;
• Поддерживает большое количество форматов;
• Аппаратное ускорение для слабых компьютеров;
• Управление визуальным оформлением документа;
• Переключение между вкладками одним кликом мыши;
• Совместимость Microsoft Access 2016 с Windows 10 и 8.1;
• Увеличена стандартная высота панелей с инструментами;
• Для начала работы, достаточно выбрать вид создаваемого проекта;
• Появилась возможность назначить команду на необходимую функцию;
• Качественное оформление главного меню в фирменном стиле Office 2016.

Недостатки

Differences between Access and Excel

Microsoft Access and Excel are very similar yet very different. Here, are some important difference points between both of them-

Benefits of Access

Some of the main benefits of using Access, when compared to some of the more “enterprise level” database management systems, include:

• Provides a quick and efficient way for non-technical users to create and maintain a database. No need to hire programmers or database developers every time you want a new database, and no need to hire a DBA to look after the database system.
• Easy to learn – especially for users accustomed to the Microsoft Office suite of products. Access provides “wizards” for some of the more involved tasks. These wizards guide you through the steps of performing a particular task, and can be invaluable for the first-time user who might feel a bit intimidated by it all.
• No coding required. Most tasks can be done by “point-and-click” via the GUI.
• Provides a quick and efficient way for those users to generate reports for management, clients, etc
• The inbuilt forms functionality allows non-technical users to provide their own interface for the database, therefore eliminating the need for an application to be built.
• Thousands of free templates are available for common (and not so common) database designs. No need to start from scratch if you need a more advanced database – simply download a template and modify as required.

Отличие Access от Excel

Excel рассматривал бы все эти вещи как отдельные и несвязанные фрагменты информации. В Excel вам нужно будет вводить каждую отдельную информацию о человеке или типе печенья каждый раз, когда вы упомянули об этом, потому что эта база данных не будет относительной, как база данных Access. Проще говоря, реляционные базы данных могут распознавать, что может сделать человек: если одни и те же слова появляются в нескольких списках, они ссылаются на одно и то же.

Тот факт, что реляционные базы данных могут обрабатывать информацию таким образом, позволяет вам вводить, искать и анализировать данные более чем в одной таблице за раз. Все эти вещи было бы трудно сделать в Excel, но в Access даже сложные задачи могут быть упрощены и сделаны достаточно удобными для пользователя.

Новые статьи

• Проектирование собственной базы данных в Access — 21/08/2018 15:16
• Форматирование форм в Access — 21/08/2018 15:11
• Создание форм в Access — 21/08/2018 15:05
• Изменение таблиц в Access — 21/08/2018 14:58
• Дополнительные параметры отчета в Access — 21/08/2018 14:48
• Создание отчетов в Access — 21/08/2018 14:42
• Дополнительные параметры дизайна запроса в Access — 21/08/2018 14:36
• Проектирование запроса в Access — 21/08/2018 04:49
• Сортировка и фильтрация записей в Access — 21/08/2018 04:37
• Работа с формами в Access — 21/08/2018 04:25
• MS Access — Работа с таблицами, создание, удаление, настройка внешнего вида — 20/04/2018 17:18
• MS Access — Управление базами данных и объектами — 30/03/2018 16:18
• Начало работы в Access. Знакомство с Access 2010 — 10/02/2018 18:24
• MS Access: Введение в объекты — Таблицы, формы, запросы и отчеты — 07/02/2018 08:32

MS Access: где скачать дополнительные шаблоны?

Если вы не нашли подходящий шаблон среди предустановленных, то  можете попробовать скачать шаблоны для Access из Интернета. К сожалению, количество загрузочных порталов, предоставляющих такие шаблоны, невелико, особенно в Рунете.

• Для тех, кто владеет языками, существует сайт, Microsoft Templates. Он предлагает хорошую коллекцию бесплатных англоязычных шаблонов для любых продуктов Office, включая Access. Сайт содержит качественную подборку баз данных Access, разбитых по категориям — бизнес, нон-профит, для использования в образовании и так далее. Помимо этого, на сайте доступны шаблоны для Word, Excel, PowerPoint и других программ из офисного пакета MS.

• Существует огромная англоязычная коллекция шаблонов для Microsoft Access — Access Templates. Сайт предлагает солидное количество шаблонов баз данных Access для самых различных отраслей, от образования и медицины до бухучета и программирования. Шаблоны сорируются по версиям Access, дате, популярности. Однако, для полноценного скачивания требуется платная регистрация, которая стоит $88 и достаточно неудобна для России, так как работает через PayPal. В шаблонах, скачанных бесплатно, будут заблокированы таблицы (впрочем, разблокировка — вопрос умения).
• На русском языке существует неплохой проект Access Help. Несмотря на коммерческую направленность проекта, его создатели свободно выкладывают примеры созданных ими баз в Интернет, чтобы их мог использовать любой желающий. Для скачивания доступны готовые базы данных Access для самых разных организаций, особенно для бизнеса.

• Как создать календарь в MS Access
• Как обновить записи в формах MS Access
• Как задать первичный ключ базы данных Access

Фото: авторские, pixabay.com

Report

• A report is an object in MS Access that is designed for formatting, calculating and printing selected data in an organized way.
• It contains information from tables and also information that are there in the report design.
• Reports are helpful as they allow you to present all information of your database in an easy-to-read format.

Let’s take an MS Access databases example of ‘Contact’ DB default report – ‘Phone Book.’

Step 1) Click on ‘Phone Book’ under ‘Report’ section. The system will open the inbuilt ‘Phone Book’ report.

It will display Contact Name, Home, Business and Mobile name displayed

for each record present.

Step 2) Now suppose that we want to edit the report Heading from ‘Home’ to ‘Home Number.’ Right click and click on ‘Design View.’

The system will open the Report in Design view.

Step 3) Edit the name you want to update and Press ‘Ctrl+S’.

Step 4) Double click ‘Phone book’ under reports

Result: Label is updated from ‘Home’ to ‘Home Phone.’

Advantages of MS Access

Now in this MS Access Tutorial, we will learn the pros/benefits for using MS Access application:

• Access offers a fully functional, relational database management system in minutes.
• Easy to import data from multiple sources into Access
• You can easily customize Access according to personal and company needs
• Microsoft Access online works well with many of the development languages that work on Windows OS
• It is robust and flexible, and it can perform any challenging office or industrial database tasks.
• MS-Access allows you to link to data in its existing location and use it for viewing, updating, querying, and reporting.
• Allows you to create tables, queries, forms, and reports, and connect with the help of Macros
• Macros in Access is a simple programming construct with which you can use to add functionality to your database.
• Microsoft Access online can perform heterogeneous joins between various data sets stored across different platforms

MS Access Строковые функции

Important Terms and Basic Objects

Now in this Microsoft Access tutorial, we will learn about some important terms and basic objects in MS Access:

Table

• A Table is an object which stores data in Row & Column format to store data.
• A Table is usually related to other tables in the database file.
• Each column must have Unique name
• We can also define Primary Key in a table.

Query

• Queries answer a question by selecting and sorting and filtering data based on search criteria.
• Queries show a selection of data based on criteria (limitations) you provide.
• Queries can pull from one or more related Tables and other Queries.
• Types of Query can be SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE.

Form

• A form is a database object that you can use to create a user interface for a database application.
• Forms help you to display live data from the table. It mainly used to ease the process of data entry or editing.

Report

• A report is an object in desktop databases primarily used for formatting, calculating, printing, and summarizing selected data.
• You can even customize the report’s look and feel.

Macros

Macros are mini computer programming constructs. They allow you to set up commands and processes in your forms, like, searching, moving to another record, or running a formula.